Бизнес

Отбор и подготовка менеджеров

Каждому   руководителю   приходилось   получать   письма, загадочные, как ответы дельфийского оракула. Нет надобности говорить о том, как важно умение ясно составить деловое письмо. В целом участники соревнований таким умением   обладали,   хотя,   разумеется, в разной степени.

Задание включало описание ситуации, диктующей необходимость отправки письма, имя адресата, примерное содержание письма. В задание может входить и письмо адресата, требующее ответа. Составитель задания обращает внимание на стиль письма: оно должно быть лаконичным, убедительным, соответствовать требованиям деловой этики. Кроме того, нельзя пренебрегать требованиями государственных стандартов на делопроизводство. При всем том письмо должно быть оформлено так, чтобы его не страшно было бы отдать машинистке, которая никогда в жизни не печатала деловых писем. Задание выполняется на бланке для  писем вычислительного центра.

Приведем   примерный  текст  задания.

Находясь в Москве в командировке, директор вашего ВЦ договорился с заведующим либо ранюрией X т. Костенко из НИИМС о том, что ВЦ выполнит ряд работ по теме о.УУ» ч качестве соисполнителя в 1982—1983 гг. в объеме 12 тыс. руб., причем, из них 5,5 тыс. руб. приходится на 1982 г. Работа в ВЦ уже ведется, а обещанное финансирование попа так и не начинается, и непонятно, на каком waani' оно «застряло». Вы случайно узнали, что т. Костенко уже более месяца назад уволился из НИИМС, и сказали об этом директору, поскольку именно слип отдел начал работу по теме «УУ». Директор поручил вам подготовить .письмо о НИИМС с тем. чтобы прояснить ситуацию: «Будет наконец финансирование? Или надо закрыть лавочку?!»

Подготовить соответствующее письмо на имя директора НИИМС. Письмо должно быть составлено на бланке ВЦ и отвечать действующим требованиям к деловым письмам.

Из девяти только одно письмо было правильно оформлено. Конечно, если человек не умеет письменно излагать свои мысли, то перед соревнованием его этому не обучишь. Другое дело — правильное оформление всех реквизитов письма. Здесь и пятиминутного инструктажа достаточно.

А ведь руководители не были равнодушны к результатам соревнований, затратили какое-то время на их подготовку и, тем не менее,  пренебрегли инструктажем, хотя польза его была несомненна, поскольку порядок оформления реквизитов письма строго регламентирован, не относится   к   числу  творческих   вопросов.

Если ученик, неважно знающий математику, из пяти задач на экзамене хватается за самую трудную, он рискует не успеть решить ни ее, ни более простые и получить двойку. Руководители часто оказываются в положении этого отважного ученика. Очевидно, так случилось и на этот раз.

Какие же основные ошибки были допущены при оформлении писем?

1.         В левом верхнем углу не изложено кратко (одной-двумя   строчками)   содержание   инициативного   письма. Если  это  не  сделано,   приходится  читать  само  письмо, чюбы   понять,   кому  оно должно быть   направлено для исполнения.   Что-то   может   помешать   дочитать   письмо, из-за этого оно может быть не точно переадресовано, затеряно или передано с задержкой.

2.         В левом верхнем углу вместо исходящего номера инициативного письма указано его краткое содержание. В этом случае также не исключены ошибки при переадре-сацип. Зная исходящий номер, ваш адресат легко сможет найти его исполнителя.

3.         В правом верхнем углу наименование организации указано с родительном падеже после должности  руководителя.   Необходимо   указывать   сначала   наименование организации   в   именительном   падеже   (нередко  это   заставляет  вас  уточнить   наименование,   а   не  довольствоваться   упрощенной,   разговорной   его  формой)   п   лишь ниже — должность адресата.  Если  адресату выгодно не отвечать на ваше письмо, он вообще может переслать его в случайном направлении, как попавшее в данную организацию по ошибке.

4.         В левом нижнем углу не указаны фамилия и телефон исполнителя письма.  На письме есть лишь фамилия и подпись руководителя организации. Не зная исполнителя,   адресат   не   может   оперативно   связаться   с   ним, чтобы уточнить детали или дать предварительный устный ответ.  Если вы нужны ему, то он рано или поздно вас разыщет, хотя потеряет время, а если он вам нужен, то вряд ли он будет вас разыскивать, если вы сами создали к этому препятствия.

Мелкие замечания, касающиеся правил указания инициалов,  расположения  подписей и т.  п., мы опускаем.

Что же касается содержания письма, то наиболее распространенной ошибкой является отсутствие ясной для автора и адресата структуры текста письма. В данном случае речь идет о письме-просьбе, и естественно выделить следующую структуру:

1)         формула     письма — должно быть ясно, что корреспондент обращается с просьбой и с какой именно;

2)         обоснование         просьбы — необходимо информировать об обстоятельствах, возможно не известных   адресату  и   имеющих   непосредственную   причинно-следственную связь с просьбой;

3)         в спомогательная      информация — надо также указать обстоятельства,   хотя  не связанные с   просьбой   как   причина   или  следствие,   но  благодаря знанию которых адресат может рассмотреть просьбу более оперативно и компетентно.

Чем отчетливее текст может быть разделен на эти элементы и чем короче и однозначнее для понимания формула письма, тем лучше.

Рассмотрим три варианта письма на данную тему, выделив в каждом его формулу.

Вариант 1

Прошу Вашего содействия в выполнении обязательств НИИМС в лице заведующего лаборатории X перед вверенным мне ВЦ и сообщить о принятых по данному вопросу мерах.

Суть дела заключается в следующем: по договоренности с заведующим лабораторией X мы выполняем ряд работ по теме «УУэ в качестве соисполнителя в 1982—1983 гг. в объеме 12 тыс. руб., причем из них 5,5 тыс. руб.— в 1982 г.

Работа ведется, а финансирование пока не начато.

Вариант 2

В соответствии с договоренностью с заведующим лабораторией X НИИМС т. Костенко ВЦ в качестве соисполнителя приступил к выполнению работ по теме «УУ», Объем работ на 1982—1983 гг. составляет 12 тыс. руб., из них 5,5 тыс. руб. — на 1982 г. Однако до сих пор не решен вопрос о финансировании.

Просим Вас в течение месяца решить вопрос о финансировании темы «УУ»  в 1982 —1983 гг., в противном случае ВЦ прекращает выполнение этих работ-

Вариант 3

Прошу подтвердить участие ВЦ в качестве соисполнителя по теме «УУ» в 1982—1983 гг. Сообщите возможность оплаты работ по указанной теме.

Каждый из трех  вариантов  имеет СЕОП  недостатки, В первом формула многословна п этически некорректна:

1)         просят директора  НИИМС содействовать выполнению обязательств НИИМС, т. е. о выполнении его прямых обязанностей;

2)         просят сообщить о принятых мерах, среди которых, между прочим, могут быть и такие, как    наказание   кого-либо из работников НИПМС, что вовсе ВЦ не касается.

Кроме того, вообще не упоминается фамилия Костен-ко — в письме фигурирует заведующий лабораторией X. Представляете сцену: вертит такое письмо в руках заведующий лабораторией X т. Николаев, разглядывает резолюцию директора ННИМС: ст. Николаеву! Откуда взялась такая тема?»  и теряется  в догадках.

Во втором варианте возможно двойное прочтение: то ли это просьба решить вопрос о финансировании, то ли информация о безусловном прекращении работ, если не будет решен в месячный срок вопрос о финансировании. Причем вторая версии кажется более вероятной. Какой же может быть реакция адресата?

Во-первых, вместо изыскания возможности финансирования он может задуматься, а стоит ли вообще финансировать   это   ВЦ.

Во-вторых, в отличие от просьбы, требующей хоть какого-то ответа, информация никакого ответа не предполагает. Таким образом, если вопрос о финансировании будет решен отрицательно, отвечать необязательно. Ведь ВЦ автоматически прекратит через месяц работу по теме (едва ли кто-нибудь ради экономии месяца работы ВЦ возьмется за перо).

Вы можете спросить: если вполне вероятно, что па второй вариант письма никакого ответа не последует, для чего тогда вообще было его писать? Конечно, если НИИМС кровно заинтересован в данной работе, то письмо составлено именно так, как и следует. Но если позиция в этом вопросе не такая уж категорично голожительная, то ...

Очевидно, письмо составлено так для того, чтобы корректным образом предупредить о прекращении работ по теме, не вызывая никаких упреков. И можно быть уверенным, что автор письма приостановит работы по теме сразу же, а вовсе не будет втуне работать месяц. Таким образом, легкая перестановка акцентов в письме может решить вопрос о теме и связанных с нею людях отрицательно, причем незаметно для руководителя, подписавшего такое письмо.

Третий вариант содержит только формулу, причем не одну, а сразу две. Написан он скорее в духе телетайпограммы, чем письма, и адресату труднее, чем в предыдущих случаях, сообразить, в чем суть дела. Кроме того, этот вариант предполагает возможность положительного ответа на первую формулу (о соисполнительстве) и отрицательного ответа на вторую формулу (о возможности финансирования). В этом случае адресат может подумать, что у ВЦ имеются внутренние резервы и он хочет участвовать в выполнении работ из чисто научного интереса без финансирования или с финансированием в неопределенном будущем. О Костенко и о лаборатории X нет ни слова, так   что  разуверить директора  НИИМС  некому.

Жюри признало наилучшим второй вариант письма. Однако автору представляется более удачным вариант, предложенный на другом конкурсе.

В соответствии с договоренностью с заведующим лабораторией X об участии ВЦ в качестве соисполнителя по теме «УУ» предусматривается выполнение нами общего объема работ в 12 тыс. руб. в 1982—1983 гг., из которых 5,5 тыс. руб. приходятся на. 1982 г. По просьбе заведующего лабораторией X т. Костенко мы приступили к выполнению работ по теме с 01.01.82, и к настоящему времени объем их выполнения составил 1,2 тыс. руб.

Просим сообщить срок начала финансирования для нашей организации по теме «УУ» а разбивку 5,5тыс. руб., приходящихся   на   1982  г.,   по  кварталам.

Приложение; справка о выполненных работах по теме «УУ-;, по состоянию на 01.03.82,

Очевидно, что вероятность положительного решения о финансировании работ ВЦ в данном случае существенно выше,  чем в  предыдущих,  что объясняется  следующим.

1.         Открытие финансирования     рассматривается     как нормальное явление. То, что оно еще не произошло, не воспринимается   как  неожиданность.   Директор   НИИМС должен ощутить, что все идет как бы по, плану и он имеет дело с нормальным деловым  партнером.

2.         Фамилия   Костенко   упоминается   лишь   один   раз: она указана, но нет педалирования, автор письма не повторяет ее бесконечно, не хватается за нее как за соломинку, провоцируя тем самым ответ: «Что вы носитесь со своим Костенко! Уволился он, нет его! С него и спрашивайте!»

3.         Ситуация  с   Костенко трактуется  так:   ВЦ  пошел навстречу  НИИМС «по-человечески»  (попросил  конкретный человек за свою организацию!), понимая, что финансирование   иногда   затягивается.   Тем   самым   предупреждается реплика: «Что ж вы начали работать без финансирования! Сами и виноваты!» Ведь НИИМС сам (через своего работника, официальное лицо — заведующего лабораторией!) попросил, чтобы начали.

4.         Адресату исподволь дают понять, что он имеет дело не с простаками. Деньги считать умеют: сосчитали ведь, что на 1,2 тыс. наработали. Видно, и вправду что-то сделали. Раз есть справка, значит точно уже что-то потратили, что-то сделали. Да составление самой справки о выполненных работах — это расход по теме «УУ».

и. ВЦ со своей стороны выполняет все обязательства по плану и на НИИМС смотрит как на нормального делового партнера, поэтому не сомневается, что сумма в 5,5 тыс. руб.  будет   переведена.

Итак, если не открыть финансирование, солидный деловой партнер понесет убытки, да еще и скандал может разразиться! В итоге, если с уходом Костенко и собирались замять вопрос о финансировании, теперь его, скорее всего, попытаются решить положительно, даже  поминая заведующего лабораторией недобрым словом.

Так правильно составленное деловое письмо может решить   достаточно   важный   для   организации   вопрос