Цифровизация кадрового документооборота: переход на систему КЭДО

Система КЭДО (Кадровый Электронный Документооборот) становится обязательной для работников, трудовой стаж которых начался после 31 декабря 2021 года. Для остальных сотрудников переход на КЭДО осуществляется с их письменного согласия. При этом все расходы по внедрению и поддержке КЭДО, включая выпуск электронных подписей, несет работодатель.

Что же представляет собой КЭДО и как он работает на практике? По сути, это информационная система для создания, согласования, подписания и хранения кадровых документов в электронном виде. Она объединяет процессы управления персоналом, переводя их из бумажного формата в цифровой, и позволяет работодателю и сотрудникам подписывать документы с помощью электронной подписи.

Можно провести аналогию с покупкой электронных авиабилетов вместо традиционных бумажных. В КЭДО, как и в случае с билетами, документы существуют только в информационной базе данных, но при этом они обладают такой же юридической силой, как и их бумажные аналоги.

Функции

Основные функции КЭДО включают:

- Подписание и обмен кадровыми документами, формируемыми работодателем (приказы, табели, локальные акты и пр.)

- Подписание и обмен документами, инициируемыми работниками (заявления, служебные записки и др.)

- Согласование документов в соответствии с бизнес-процессами организации

- Предоставление руководству и сотрудникам информации, связанной с их работой

- Подписание договоров и актов с внешними исполнителями (самозанятыми, ИП и пр.)

Переход на систему КЭДО приносит компаниям целый ряд очевидных и скрытых преимуществ.

Преимущества

Очевидные плюсы КЭДО:

- Отсутствие необходимости в бумажных документах - они не потеряются, не нужно будет физически передавать, хранить и архивировать.

- Доступ к документам из любой точки с интернетом - удобно как для работодателя, так и для сотрудников, например, при оформлении ипотеки или визы.

- Автоматизация процессов - она ускоряет документооборот и исключает ошибки, например, система не позволит работнику выбрать неположенные дни отпуска.

- Отсутствие необходимости физически приходить в офис для взаимодействия с кадровыми документами.

- Повышенная защита персональных данных сотрудников.

Неочевидные, но не менее важные преимущества:

- Сглаживание пиковых нагрузок на кадровые службы в периоды активности (отпуска, премии, переводы). КЭДО ускоряет обработку документов и обеспечивает полный контроль над процессом, исключая потери и ошибки.

- Повышение эффективности кадровых служб за счет автоматизации рутинных операций. Специалисты получают возможность сосредоточиться на более важных стратегических задачах.

- Улучшение прозрачности кадровых процессов и повышение их управляемости за счет полной видимости статуса документов в системе.

Таким образом, КЭДО является частью более широкой системы электронного документооборота, но при этом специализируется именно на кадровых процессах. Внедрение подобной цифровой платформы позволяет повысить эффективность и прозрачность управления персоналом, а также снизить затраты на бумажный документооборот.

Смотрите также:

Словарь цитат и афоризмов

СТИХИ ВЕЛИКИХ РУССКИХ ПОЭТОВ

Золотой век русской поэзии :: А.С. Пушкин

Серебряный век :: В ладимир Маяковский

Советские поэты 20 века :: Владимир Высоцкий

БИОГРАФИИ ЗНАМЕНИТЫХ ЛИЧНОСТЕЙ

Биография А.С. Пушкина ::

Владимир Маяковский - главные произведения, интересные факты, женщины Маяковского, отношения с Есениным, смерть поэта

Лучшие стихотворения А.С. Пушкина: Чем меньше женщину мы любим тем больше нравимся мы ей, продолжение ...