7.2 ФОРМИРОВАНИЕ ДЕЛ

 

Документы во время их исполнения хранятся у исполнителя, для чего им должны быть заведены специальные папки с надписями типа "На исполнении", "Срочно", "Для коллегии", "На отправку", "На согласова­ние", "На подпись" и т.п. На каждой папке надо указать фамилию испол­нителя и его телефон. После окончания рабочего дня папки убирают в сейф, шкаф, стол. Такое хранение документов у исполнителя поможет в случае его срочной командировки или болезни быстро найти нужный документ и передать его на исполнение другому сотруднику.

После окончания работы с документом он передаётся для помеще­ния в дело.

Раскладка документов в дела производится секретарем или лицами, ответственными за эту работу в структурных подразделениях системати­чески, ежедневно в течение всего года. В небольших фирмах формиро­вание и хранение дел ведётся централизованно, обычно в секретариате.

Исполненные документы должны иметь отметку об исполнении и по­мещаются в дела в тот же день к концу рабочего дня. Строгое выполне­ние этого несложного правила исключит потерю документов и обеспе­чит их сохранность.

Исполненных документов в учреждении, фирме накапливается мно­го. Чтобы в них легко можно было разобраться и быстро найти нужную информацию, документы после их исполнения группируют в дела, т.е. раскладывают в отдельные папки.

Формирование дела определяется как "группировка исполненных документов в соответствии с номенклатурой дел".* Распределение до­кументов в дела проводится в соответствии с номенклатурой дел. Пра­вильное и своевременное распределение и подшивка документов в дела обеспечивает не только возможность быстрого поиска документа, но и его сохранность, исключают его потерю. Поэтому этой стадии работы с документами всегда придавалось большое значение и были выработа­ны единые требования к формированию и оформлению дел.

 

 

 

Основными нормативными документами, которыми необходимо пользоваться сегодня при организации работы по формированию, офор­млению и хранению дел являются "Основные правила работы ведом­ственных архивов" и "Государственная система документационного обес­печения управления".

Порядок формирования, хранения и оформления дел должен быть, на основании указанных нормативных актов, изложен в инструкции по делопроизводству конкретного учреждения, фирмы с указанием специ­фики (если она есть) формирования отдельных категорий дел. Этой ин­струкцией должны руководствоваться работники учреждения, ответствен­ные за формирование и хранение дел.

Формируют и хранят дела в структурных подразделениях по месту образования документов.

Распорядительные документы, переписку руководства и важнейшие внутренние документы формируют и хранят в канцелярии или секрета­риате руководства.

В небольших учреждениях, фирмах дела централизовано формиру­ет и хранит секретарь.

В структурных подразделениях выделяются лица, ответственные за сохранность документов и формирование их в дела. Контроль за пра­вильным формированием дел и методическое руководство этой рабо­той осуществляет ведомственный архив и соответствующий государствен­ный архив.*

 

 

Формирование дела начинается сразу с начала года. Поэтому на каждое названное в номенклатуре дело к началу года должна быть за­ведена папка. Это может быть папка-скоросшиватель или папка-регист­ратор.

На обложке каждого заводимого дела указывается название учреж­дения, фирмы. Если учреждение имеет официально признанное сокра­щенное наименование, то лучше употребить его. Например: Горбачев-Фонд, Атлантиксторм, МГИМО и т.п. Затем с новой строки пишется название структурного подразделения. Например, Бухгалтерия или Отдел кадров.

Под названием структурного подразделения в середине обложки ука­зывается индекс дела по номенклатуре. Например, Дело № 02-24, где 02 значит индекс структурного подразделения, а 24 - порядковый номер дела по номенклатуре.

Заголовок на обложку дела обычно переносится полностью из но­менклатуры. Внизу обложки дела указывается срок хранения (если дело имеет постоянных срок хранения, пишется "хранить постоянно").

В дело могут быть подшиты только те документы, которые предус­мотрены в нем номенклатурой. В случае появления документов, не пре­дусмотренных номенклатурой, заводится самостоятельное дело, а его название дописывается в номенклатуру дел под резервным номером.

Прежде чем подшить документ в дело, следует проверить исполнен ли он (о чем должна быть помета). Неисполненные, а также подлежащие возврату документы подшивать в дело запрещается. Далее проверяется правильность оформления документа. Требование "Основных правил работы ведомственных архивов" указывает "каждый документ, помещенный в дело, должен быть оформлен в соответствии с требованиями государственных, республиканских, отраслевых стандартов и других норма­тивных актов",* т.е. перед подшивкой еще раз проверяется наличие под­писей, заверительной надписи, отметок, дат, индекса и т.п.

 

 

Документы включаются в дело только в одном экземпляре. Черно­вики, размноженные копии в дело не подшиваются. Исключение могут составлять черновики и дублетные материалы особо ценных докумен­тов, а также копии, на которых есть какие-либо резолюции, пометки, визы, дополняющие содержание первых экземпляров.

Толщина каждого дела не должна превышать 30-40 мм., около 250 листов. Если документов больше, дело разделяется на два или более тома.

При формировании дел следует соблюдать ряд требований. Важ­нейшим из них является группировка в отдельные дела документов по­стоянного и временного хранения. Лишь в исключительных случаях документы разных сроков хранения, но связанные рассмотрением одно­го вопроса, помещают в одну папку, но после принятия решения и за­вершения работы дела переформируются.

Документы формируются в дело только за один календарный год. Исключение из этого правила составляют переходящие дела; судеб­ные дела; личные дела, которые формируются в течение всего периода работы лица в учреждении, а также выборных органов и их постоянных комиссий, формируемые в дела за период их созыва. Особенность в формировании имеют дела учебных заведений, формируемые по учеб­ным годам, документы театров, характеризующие сценическую деятель­ность и группируемые в течение театрального сезона, дела фильмов, рукописи, истории болезни и ряд других.

Документы помещаются вдело со всеми относящимися к ним прило­жениями и дополнительными материалами, возникшими в ходе реше­ния вопроса. Однако, в тех случаях, когда приложения имеют большой объем, их целесообразно формировать в самостоятельные тома.

Например, к приказам часто подбирают различные заявления, справ­ки, акты, записки, послужившие основанием для их издания. Их можно группировать отдельно: "Приказы за 1997 г." - одно дело и "Документы (справки, заявления, докладные записки) к приказам за 1997 г." - второе.

Также часто формируют протоколы и документы к ним.

Плановая и отчетная документация (планы, заявки, сметы, отчеты и расчеты к ним) помещается в дела того года, к которому она относится по своему содержанию, независимо от времени ее составления или даты поступления. Например, отчет за 1996 год будет составлен в 1997 году, но помещается в дело 1996 г. И наоборот, план на 1998 г. составляется в 1997 году, а помещается в дело 1998 года. Перспективные планы дол­жны быть отнесены к начальному году их действия. При этом следует помнить, что планы, сметы и отчеты группируются отдельно от проектов этих документов.

Внутри дела документы систематизируются в вопросно-логическом, хронологическом, алфавитном и нумерационном порядке, но возможны сочетания и комбинации. Как правило, документы в деле группируются по вопросно-логическому принципу, предусматривающему размещение документов в последовательности решения вопроса. Эта группировка совпадает с хронологическим принципом группировки.

Систематизация отдельных категорий документов имеет свою специ­фику.*

 

 

Распорядительные документы (приказы, распоряжения, постановле­ния и т.п.) формируются по видам документов и хронологии. При этом приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу.

Документы коллегий группируются в два дела:

- протоколы и решения коллегии;

- документы к заседаниям коллегии (повестка дня, доклады, справ­ки, заключения, проекты решений и т.д.). Переписку систематизируют в хронологической последовательнос­ти: документ-ответ подшивается за документом-запросом. Хронология соблюдается по инициативным документам.

Свою специфику имеет формирование бухгалтерских документов. Формирование дел в бухгалтерии начинается сразу с начала года. В бухгалтерских книгах в начале года в соответствии с правилами, изложенными в "Инструкции по бухгалтерскому учету..." до начала запи­сей нумеруются все страницы (листы). На последней странице за подпи­сью главного бухгалтера делается надпись "В настоящей книге всего пронумеровано ... страниц (листов)". Кассовая книга ф. КО-4, ф. 440, приходно-расходная книга учета бланков трудовых книжек и вкладышей к ним ф. Т-9, кроме того, должны быть прошнурованы и опечатаны сургучной печатью, а количество листов в фф. КО-4 и 440 заверено подписями руководителя учреждения и главного бухгалтера и ф. Т-9 -руководителем учреждения".*

 

 

"Инструкция по бухгалтерскому учету..." указывает, что по истечении каждого отчетного месяца все мемориальные ордера, мемориальные ордера - накопительные ведомости вместе с относящимися к ним доку­ментами должны быть подшиты в хронологическом порядке и сброшю­рованы. При незначительном количестве документов брошюровку мож­но производить за три месяца в одну папку".*

 

 

Документы формируются в дело за один календарный год. Однако "книги бухгалтерского учета при наличии в них по истечении года сво­бодных листов могут быть использованы для записей операций следу­ющего года. В этих случаях книги сдаются в архив один раз в два года".*

 

 

Бухгалтерская документация в подавляющем большинстве группи­руется по хронологии. Документы собираются по месяцам. Однако в зависимости от количества документов в одном томе могут группиро­ваться документы за квартал или календарный год. При этом документы помесячно разделяются листом бумаги с указанием месяца.

При алфавитной систематизации документов используют фамилии их авторов, названия учреждений - корреспондентов, наименования административно-территориальных единиц, объектов, предметов.

Так, лицевые счета рабочих и служащих по заработной плате группи­руются в самостоятельные дела в пределах года и располагаются по алфавиту фамилий.

Финансовые денежные документы (кассовые ордера, авансовые от­четы, выписки банка и др.) располагаются в порядке последовательно­сти их номеров. Аналогично группируются квитанции, накладные и дру­гая подобная документация. Оправдательные документы (наряды на работу, сменные рапорты и др.) рекомендуется помещать в отдельные дела во избежание их потери или злоупотреблений.

Изъятие документов организации, может производиться только орга­нами государственной налоговой инспекции, дознания, предваритель­ного следствия, прокуратуры и судами на основании постановления этих органов в соответствии с действующим уголовно-процессуальным зако­нодательством Российской Федерации.

Изъятие документов производится в присутствии должностных лиц учреждения, организации, предприятия, фирмы, у которых проводится изъятие и оформляется протоколом, копия которого вручается под распис­ку соответствующему должностному лицу этой организации.

На изъятые документы должна составляться специальная опись, в которой отражается содержание изъятых документов.

С разрешения и в присутствии представителей органов, производя­щих изъятие, соответствующие должностные лица учреждения могут снять копии изымаемых документов с указанием основания и даты их изъятия.

Если изымаются недооформленные тома документов (не подшитые, не пронумерованные и т.д.), то с разрешения и в присутствии представи­телей органов, производящих изъятие, соответствующие должностные лица учреждения могут дооформить эти тома: сделать внутреннюю опись, пронумеровать листы, прошнуровать, опечатать, заверить своей подпи­сью, печатью.*

 

 

В случае утери или уничтожения бухгалтерских документов норма­тивные акты предусматривают создание руководителем учреждения ко­миссии по расследованию причин пропажи или уничтожения. Комиссия назначается приказом руководителя. В необходимых случаях к ее рабо­те привлекаются представители следственных органов, охраны и госу­дарственного пожарного надзора.*

 

 

К содержанию книги:   ДОКУМЕНТАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ УПРАВЛЕНИЯ

 

Смотрите также:

 

Делопроизводство

 

  ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО ПО ПИСЬМЕННЫМ И УСТНЫМ ОБРАЩЕНИЯМ ГРАЖДАН

Работа с обращениями граждан ведется на основании Типового-положения о ведении делопроизводства по предложениям, заявлениям и жалобам граждан в ... bibliotekar.ru/biznes-58/18.htm

 

  Курс делопроизводства: Документационное обеспечение управления

Учтены Типовая инструкция по делопроизводству в министерствах, ... Пособие предназначено для студентов, изучающих делопроизводство и менеджмент, ... bibliotekar.ru/biznes-58/index.htm

 

  ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО. Секретарское дело

Курс делопроизводства: Документационное обеспечение управления ... Тема 7. ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО ПО ПИСЬМЕННЫМ И УСТНЫМ ОБРАЩЕНИЯМ ГРАЖДАН ... bibliotekar.ru/biznes-60/index.htm

 

 

  Принцип государственного языка судопроизводства. Судопроизводство ...

Судопроизводство и делопроизводство в Конституционном Суде РФ, ... Судопроизводство и делопроизводство у мировых судей и в других судах субъектов Российской ... www.bibliotekar.ru/osnovy-prava-3/121.htm

 

  Менеджмент распадается на множество подфункций — планирование ...

Но позже менеджмент распадается на множество подфункций — планирование, делопроизводство, сбыт, закупки, организацию, статистический анализ производства. ... bibliotekar.ru/menedzhment-2/19.htm

 

  ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО - делопроизводство, которое состоит в ...

делопроизводство, которое состоит в приеме поступивших в цех документов и доставке их исполнителям, оформлении и отправке исходящих документов, ... bibliotekar.ru/kodex-11-4/155.htm

 

  ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО БЕЗБУМАЖНОЕ - информационная управленческая ...

ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО, БЕЗБУМАЖНОЕ. - информационная управленческая технология, позволяющая выполнять хранение, поиск и отображение информации средствами ЭВМ без ... bibliotekar.ru/kodex-11-4/154.htm

 

  Должностная инструкция секретаря. СЕКРЕТАРЬ В СТРУКТУРЕ УПРАВЛЕНИЯ

Осуществляет методическое руководство за организацией делопроизводства в ... Ведет делопроизводство, выполняет различные операции с применением компьютерной ... bibliotekar.ru/biznes-60/5.htm

 

Теория организации