Бизнес. Учебное пособие

Экономика и бизнес

Раздел: Право, бизнес, финансы

Прочитав эту главу, вы сможете:

1.         Сказать, что такое управление и почему оно необходимо.

2.         Назвать главные цели современного менеджмента.

3.         Рассказать, в чем состоит работа менеджера.

4.         Описать основные элементы управленческой деятельности.

5.         Объяснить, как и для чего фирмы используют планирование.

6.         Определить понятия «организационная структура управления», «коммуникации», «контроль», «прогнозирование».

4.1. Что такое управление и почему оно необходимо?

Настоящий успех в бизнесе никогда не приходит случайно. Добиться долговременного успеха можно, лишь постоянно используя эффективное управление.

Существует целая наука об управлении. Оказывается, есть нечто общее в управлении страной и автомобилем, ракетной установкой и детсадовской группой — законы, принципы, правила. Именно их изучает наука об управлении.

Чем управление в бизнесе схоже с управлением в других областях жизни?

Любое наше действие предполагает наличие цели. Даже если мы просто лежим на диване, то делаем это с определенной целью: 1). отдохнуть, 2) обдумать что-либо, 3) досадить кому-то своим поведением.

Предположим, вам нужно завтра утром лететь в другой город. Ваш самолет вылетает в 9.00, дорога до аэропорта занимает 1 час. Итак, ваша цель — успеть на самолет. Прежде чем приступить к осуществлению этой цели, вы планируете свои действия, то есть мысленно представляете себе порядок и сроки выполнения каждого. Вот что у вас получится: чтобы успеть на девятичасовой рейс, нужно прибыть в аэропорт за 1,5 часа до вылета, то есть в 7.30. Значит, из дома нужно выйти в 6.30. Встать придется в 5.45, вещи лучше собрать накануне.

Теперь, когда у вас есть план действий, приступайте «организации его выполнения. Попросите кого-то из членов семьи помочь вам упаковать вещи. Проверьте свои часы и поставьте будильник на 5.45. Вы просыпаетесь вовремя и делаете все по ллану. Выполняя его, контролируете себя: смотрите на часы и следите, нет ли «отставаний» и «нарушений». Ваши усилия увенчались успехом — вы успели на самолет.

Элементы управления

Для управления в бизнесе тоже необходимы цели, планирование, организация и контроль. Но и это еще не все «краеугольные камни» управления. Управлять фирмой — значит иметь дело с людьми, у которых могут быть разные вкусы, привычки, интересы и свои собственные цели. Нужно заинтересовать их в успехе фирмы, сделать так, чтобы они приносили ей как можно больше пользы, — это называется мотивацией.

Если в фирме больше одного человека, успех ее во многом будет зависеть и от того, какие отношения сложатся между ними. А если их десятки и сотни? В управлении биз^ несом всегда есть проблема коммуникаций.

Человеку свойственно заглядывать в будущее, планировать свою деятельность с учетом перспективы. В управлении это называется прогнозированием.

Менеджмент

Управление в бизнесе носит название менеджмента (от английского слова management — управление). Мы с вами только что определили его составные части, или виды, деятельности (см. 4.1).

Что же такое менеджмент? Это умение достигать поставленных целей. Определение может показаться вам слишком простым. Однако в нем «скрыты» все виды и содержание управленческой деятельности.

Во-первых, умение. Чтобы добиться ус-

пеха, надо знать, как это сделать, и уметь применить свои знания на практике. В менеджменте есть свои приемы и «правила игры», и вы можете научиться всему этому.

Во-вторых, достигать. В менеджменте необходимо не просто стараться изо всех сил, а именно достигать. Пока вы не добились желаемого результата, вы не можете считать, что научились управлять.

И наконец, в-третьих, поставленных целей. Цели должны быть выбраны и поставлены верно, в противном случае теряет смысл и первое, и второе.

Кто делает все это в фирме?

Менеджер

В маленькой фирме все решения обычно принимает сам владелец. Он же контролирует работу своей фирмы. В более крупных фирмах эти функции выполняет менеджер. Он может быть в фирме один, например в небольшом магазине. В больших компаниях людей, занимающихся менеджментом, много: один отвечает за производство продукции, другой организует сбыт, третий занимается рекламой товаров, четвертый нанимает работников.

Менеджер — центральная фигура в фирме. Конечно, для успеха в бизнесе очень важны и качество товара, и капитал, и квалификация работников, и хорошая реклама. Однако, если у фирмы плохой менеджер, ее не спасут ни деньги, ни люди — она может лишиться и того и другого.

Что значит быть хорошим менеджером? Один известный американский ученый в разговоре с крупнейшим специалистом по подготовке менеджеров спросил его, в чем разница между хорошим и плохим менеджером. Тот ответил коротко: «Все очень просто, хороший менеджер обеспечивает выполнение работы».

Почему так важны цели?

Все вы наверняка читали в детстве книгу Л. Кэрролла «Алиса в стране чудес». Помните первую встречу Алисы с Чеширским Котом?

«— Скажите, пожалуйста, куда мне отсюда идти?

—        А куда ты хочешь попасть? — ответил Кот.

—        Мне все равно... — сказала Алиса.

—        Тогда все равно, куда и идти, — заметил Кот*.

В этом отрывке сформулирован один из важнейших принципов менеджмента: цель определяет направление движения. Говоря тем языком, которым мы пользовались в главе 3, именно цель определяет, что, сколько, где и как будет делать фирма. Любое решение, принимаемое в фирме, должно быть продиктовано стремлением приблизиться к цели.

Чем бы ни занимался менеджер в фирме: производством или рекламой, финансами или подбором персонала, ему придется решать все те задачи, которые перечислены на схеме (см. 4.1): ставить цели, строить план действий, уметь организовать работу, заинтересовать людей в ее результатах, проверять, все ли идет как надо, и предвидеть последствия своих решений.

4.2. Цели

большинство фирм, которые терпят неу-'дачу, не имеют хорошо продуманных и реалистичных целей.

Как вы думаете, легко или трудно поставить цель? Ответ на этот вопрос подскажет вам собственный опыт. Всегда ли вы точно знаете, чего хотите? А если вы чего-то хотите, всегда ли вы можете быть уверены, что это именно то, что вам нужно? Часто ли бывает так, что вам «все равно, куда попасть»?

Для начала давайте подумаем, что такое цель и какие бывают цели. В науке об управлении понятие цели объясняется так: любой объект (это может быть и фирма, и экономика в целом> в каждый конкретный момент находится в определенном состоянии, которое можно описать несколькими параметрами (например, фирма, производящая обувь, выпустила в этом году 1 млн пар и получила прибыль 3 млн рублей, в фирме занято 600 человек и т.д.). Желаемое состояние объекта, которого он может достичь через сознательное усилие, и будет целью этого объекта. Здесь важно, что усилия и действия по достижению цели предпринимаются сознательно (целенаправленно): например, если вам сейчас 15 лет, а вы хотите поскорее достичь 18-летнего возраста, то это не будет целью, хотя и является желаемым состоянием.

Цели в управлении появляются не сами по себе, они должны быть кем-то поставлены и сформулированы. Это может сделать один человек или несколько людей, составляющих вместе' орган управления объектом, например фирмой. Такой человек (или орган управления) называется субъектом управления.

стремясь улучшить к концу года финансовые показатели своей, кстати, весьма благополучной фирмы, уволил перед Рождеством нескольких ценных работников. Ему действительно удалось увеличить прибыль фирмы, эа что он и получил премию руководства. Но уволенные работники не остались в долгу и устроили скандал. В результате у фирмы были большие неприятности с профсоюзом, и это повлекло за собой весьма ощутимый финансовый ущерб, не говоря уже о пошатнувшейся репутации фирмы. Так долгосрочные цели развития были принесены в жертву сиюминутному успеху.

Какие бывают цели?

♦     Цели бывают  главные и второстепенные.

Предположим, например, что в будущем году вы окончите школу, и ваша главная цель— поступить в Московский университет. Но вы еще всерьез занимаетесь спортом, то^ке имея цель получить первый взрослый разряд по теннису или плаванию. Вам очень бы этого хотелось, но если вы заметите, что тренировки отнимают у вас слишком много времени и идут в ущерб подготовке в университет, вы после некоторых колебаний пожертвуете ими ради глааной цели.

 Наконец, цели бывают конечные и промежуточные.Вспомним пример в начале этой главы. Вашей конечной целью было успеть на рейс в 9.00. Промежуточные цели ( в управлении они называются подцелями): «подъем в 5-45», *выход из дома в 6.30». Умение так «расположить» промежуточные задачи, чтобы они наилучшим образом приводили к решению конечной, — тоже одно из необходимых качеств менеджера.

Искусство менеджера во многом определяется тем, умеет ли он выделить и сформулировать главную цель деятельности своей фирмы или отдела. Цели можно также разделить на общие и частные. Есть общие цели, которые преследует фирма, но у каждого отдела или группы работников есть своя частная цель. Понятно, что успех фирмы сильно зависит от того, насколько частные цели согласуются с общими и помогают достичь их. По времени, в течение которого предполагается добиться целей, они делятся на долгосрочные и краткосрочные. Все мы любим строить далеко идущие планы, но зачастую проблемы сегодняшнего дня заслоняют от нас перспективу. Мы принимаем сиюминутные решения и тем самым иногда разрушаем себе путь к более удаленным, но от этого не менее важным целям.

Прибыль. В любой фирме менеджер оценивается по его способности обеспечить прибыль. Прибыль — это одновременно и источник роста и процветания фирмы, и способ увеличения благосостояния ее владельцев и работников.

Значение этой цели для бизнеса трудно переоценить. Как-то раз президент одной крупной компании нечаянно подслушал разговор своих подчиненных — менеджеров, руководящих отделами фирмы. Каждый из менеджеров считал свой отдел и цели, стоящие перед ним, самыми важными. Президент вошел к ним и сказал: «Джентльмены, я восхищен вашей преданностью своему делу. Но мой опыт подсказывает, что вы все не правы. Управление крупной фирмой можно сравнить с искусством жонглера, который должен удерживать в воздухе одновременно несколько белых шаров с надписями «товар», «сбыт», «реклама», «кадры» и один красный с надписью «прибыль». Жонглер должен помнить: что бы ни случилось, ни в коем случае не дать упасть красному шару».

Перспективы. Как бы ни было велико значение прибыли, менеджер не должен забывать о перспективе развития фирмы. Это поможет ему приблизиться к достижению долгосрочных целей. Например, менеджер принимает решение в ближайшие 2—3 года направлять большую часть прибыли не на увеличение премий работникам или украшение своего кабинета, а на покупку нового оборудования. Зато через какое-то время это принесет выиг-

рыш в прибыли по сравнению с другими фирмами, работающими по старинке. Или фирма-посредник может отказаться от заманчивой, но сомнительной сделки, чтобы сохранить свое доброе имя.

Эти три главные в жизни фирмы цели очень тесно связаны между собой.

Как обеспечить их выполнение?

Частные цели

Прежде всего нужно, чтобы каждый, кто отвечает в фирме за тот или иной «участок» работы (а в крупных фирмах это целые отделы или группы работников), перевел эти общие цели на «язык» своих, более частных задач. Такие конкретные задачи определяются функцией данного отдела или работника в фирме.

Например, в большой фирме менеджер, руководящий группой маркетинга, сформулирует свои цели так:

—        продать как можно больше товара,

—        увеличить оборот фирмы,

—        максимально увеличить доход фирмы от продажи товаров,

—        привлечь возможно большее количество покупателей к товару и самой фирме.

Области целеполагания

В начале главы 3 мы приводили в качестве примера кафе, которое вы хотели бы открыть. Давайте посмотрим, в каких областях предпринимательской деятельности вам придется ставить цели.

Ресурсы. Вашей целью будет как можно лучше использовать ресурсы, которыми располагает ваша фирма. Это и оборудование, и денежные средства, и люди, которые могут работать на вас лучше или хуже.

Производительность. Вы намерены получить как можно больше прибыли от своего бизнеса, поэтому одна из ваших главных задач — принять и обслужить как можно больше посетителей. Вы будете открывать свое кафе пораньше, а за-

крывать попозже, стараться готовить как можно больше вкусных и разнообразных блюд.

Потребители. Люди любят то, что подешевле, но это совсем не обязательно в ущерб вашей прибыли. Возможно, вам удастся привлечь людей невысокими ценами, и вы выиграете на количестве клиентов. Вы постараетесь также оформить нестандартный интерьер и создать свою, особую атмосферу в вашем кафе, преследуя ту же цель — признание и успех у потребителей.

Репутация. Одна из важных целей в любом бизнесе — устойчивая репутация фирмы. Если посетитель, пообедав в вашем кафе один раз, возвращается назавтра, это уже кое-что значит. Если вокруг вашего кафе всегда царит порядок и жители соседних домов не жалуются на шум по вечерам, это только прибавит успеха вашему делу.

4.3. Планирование

Планы

Чтобы достичь поставленной цели, нужно представлять себе, как вы будете это делать, иными словами, иметь план действий,

В современной экономике все крупные фирмы применяют внутрифирменное планирование как средство достижения поставленных целей и контроля деятельности фирмы.

♦          Цели должны быть четкими. Если вы не можете объяснить другим, чего вы хотите, вам следует еще раз все продумать и сформулировать свои цели конкретнее.

♦          Цели должны бъпьгибкими. В бизнесе нужно уметь вовремя реагировать на всевозможные изменения на рынке и понимать, что в данное время является для вас наиболее важным.

♦          Цели должны быть реалистичными, то есть достижимыми. Если вы ставите себе слишком сложные цели, сами в глубине души не веря в их выполнение, вы только отбиваете охоту у себя и других прикладывать усилия, чтобы достичь их.

♦          Прежде чем приступить к формулированию и выполнению новых целей, проверьте, сделано ли то, что вы наметили раньше.

Представьте себе строителей, которые решили построить дом без проекта. Согласитесь ли вы жить в таком доме? Проект — это план постройки дома. Вас не нужно убеждать в том, что он необходим. А ведь бизнес — вещь гораздо более сложная, чем дом.

Никто не «принуждает» менеджера составлять планы. Их необходимость диктуется самой жизнью. В маленькой фирме планы не нужны: достаточно бухгалтерских записей и документов, а в остальном менеджер полагается на свой опыт, память, интуицию. А если мы возьмем гигантский автомобильный концерн с филиалами во многих странах? Без планирования здесь никак не обойтись.

Каждая фирма сама может решить, какие планы ей нужны для работы и как удобнее всего их составлять. В больших фирмах самыми распространенными видами планов

являются производственная программа и финансовый план (бюджет).

Программа

Производственная программа составляется в фирмах, действующих в промышленности, сельском хозяйстве, строительстве, транспорте.

Вот главные вопросы, которые в ней отражаются:

♦          Какая продукция будет производиться и сколько?

♦          Сколько времени на это потребуется?

♦          Сколько работников следует привлечь?

♦          Какое оборудование используется?

♦          Каким должен быть запас сырья, материалов, чтобы производство шло непрерывно?

После того как производственная программа составлена, необходимо определить порядок ее выполнения. То есть нужно решить, в какой последовательности будут де-

латься различные работы и как их распределить по рабочим местам, чтобы выполнить производственный план с наибольшей эффективностью. Такие решения диктуются главным образом технологией производства. Однако в любом самом привычном деле постоянно возникают какие-то новые условия или факторы, с которыми нужно считаться при планировании работы: например, разные размеры партий заказанных товаров, или новые модели продукции, или даже смена времен года.

Календарное планирование

Во многих крупных фирмах для решения таких задач применяются методы календарного планирования.

Примеры календарных планов изображены на рисунках 4.3 а) и б).

На рисунке 4.3 б) изображена ситуация, когда в фирму, уже занятую производством продукции (заштрихованные прямоугольники) , поступает сразу пять новых заказов, и все они должны быть выполнены к концу февраля. Календарный план-график помо

гаст менеджеру распределить выполнение новых заказов по мере высвобождения оборудования фирмы.

Главное достоинство календарных планов — простота и наглядность. Особенно полезны они в тех фирмах, где выполняется много разных работ или заказов и задействован большой парк оборудования.

Сетевое планирование

Некоторые работы или операции производственного процесса можно выполнять лишь в строго определенной последовательности (например, нельзя начать возводить второй этаж дома, если не закончен первый). Другие же можно сдвигать во времени. Задача менеджера — найти самую лучшую последовательность и сроки выполнения таких работ, чтобы суммарное время было минимальным и фирма не теряла бы на неоправданных задержках и простоях.

Если работ много и все они взаимосвязаны, для решения такой задачи применяют методы сетевого планирования. Сеть — тоже график, он может быть, например, таким же, как показано на рисунке

Здесь стрелки обозначают работы (или операции), а кружочки — моменты их начала и окончания.

Настоящий сетевой график производственного процесса — вешь довольно сложная. Используем для иллюстрации более простой пример из нашей жизни.

Предположим, вам нужно приготовить бутерброд. Последовательность операций будеттакая, какой вы ее видите на рисунке 4.5.

В каком порядке можно выполнять эти операции? Один из способов показан на рисунке 4.6.

Составленные таким образом графики производственных процессор помогают менеджеру, отвечающему за производство, лучше спланировать порядок выполнения работ, следить за их своевременным выполнением, использовать резервы времени.

Финансовый план (бюджет)

Бюджет фирмы показывает, как наилучшим образом потратить деньги, чтобы обеспечить фирме максимальный доход. Сколько денег будет потрачено на производство, сколько на рекламу, сколько на приобретение нового оборудования, а сколько — на обучение персонала?

Когда составляется финансовый план фирмы на будущий год, каждый менеджер, отвечающий за работу того или иного отдела, вносит свои предложения по расходованию средств. Все вместе эти предложения могут превышать возможности фирмы. Руководители фирмы должны сделать выбор и определить приоритеты, то есть решить, каким отделам выделить средств больше и в первую очередь.

Себестоимость

Одна из самых важных задач, решаемых с помощью бюджета, — правильно рассчитать затраты фирмы.

В практике планирования все затраты на производство продукции делят на две группы: прямые и косвенные.

Прямые затраты — это те, которые «напрямую» связаны с изготовлением продукта. К ним относятся, например, затраты на материалы, из которых он сделан; средства, затраченные на работу техники, на оплату труда работников, которые его изготовили.

Косвенные затраты — это затраты, которые необходимы для обеспечения процесса производства продукта. Косвенные затраты очень разнообразны. Есть разновидность косвенных затрат, которые связаны с производством конкретного продукта, например затраты на отопление и освещение помещения, где идет его изготовление. Другие связаны с организацией работы всей фирмы в целом, например заработная плата директора фирмы, бухгалтеров, машинисток и других служащих.

Сумма прямых и косвенных затрат называется себестоимостью.

Прямые затраты + косвенные затраты себестоимость, или

Давайте посмотрим, насколько более глубокими и точными стали ваши знания о затратах. Теперь вы знаете:

—        что затраты на производство продукции называются ее себестоимостью,

—        что себестоимость состоит из двух групп затрат — прямых и косвенных.

Цена

Обе группы затрат в себестоимости продукции рассчитываются в бюджете фирмы. Но планируются не только затраты.

Поскольку фирма делает все эти расходы, она стремится возместить их стот-имость. Поэтому все они включаются в цену товара. Что еще, кроме затрат, входит в нее?

Представьте себе, что фирма продает товар по цене, равной его себестоимости. В таком случае она не получит никакого выигрыша от этой продажи. Поэтому в цену товара включается также ожидаемая прибыль — та, которую предприниматель рассчитывает получить:

Цена = себестоимость + ожидаемая прибыль, или

Ц = С + По.

В бюджетах планируется, помимо затрат, еще и величина предполагаемой прибыли. Когда товар будет продан, фирма может сравнить величину фактической прибыли с той, которую она хотела получить.

4.4. Контроль

Планирование помогает фирме достичь своих целей. Но планы — это еще и средство контроля. Даже если планы составлены не «на бумаге», а существуют лишь «в голове» у менеджера, он в процессе своей работы постоянно проверяет, насколько то, что происходит в действительности, соответствует тому, что должно быть, — это и есть контроль

В управлении контроль называют также обратимом связью. Мы воздействуем на объект управления и получаем информацию о его новом состоянии. На основании этой информации мы принимаем новые решения и осуществляем новые воздействия (см. 4.8). Например, врач прописывает больномуле-карство, контролирует его реакцию и в зависимости от нее продолжает курс лечения.

Что контролируется?

Производство. Здесь предметом контроля является количество и качество продукции, соблюдение технологии, сроки выполнения работ.

Сбыт. Менеджер по сбыту проверяет, сколько товаров продано, а сколько осталось, какие товары расходятся быстро, а какие залеживаются на складах.

Затраты. Менеджеры, отвечающие за финансы фирмы, контролируют доходы и расходы фирмы, сравнивают величину фактически полученной прибыли с ожидаемой.

Персонал. Менеджера по кадрам интересует все, что связано с людьми: довольны ли они своим положением в фирме, нет ли опозданий, прогулов и других нарушений дисциплины, на какие работы нужен дополнительный персонал.

Контроль может проводиться постоянно в течение рабочего дня —это оперативный контроль. Например, при строительстве дома необходимо сверяться с проектом, следить за подачей материалов, за работой техники. Некоторые виды контроля осуществляются периодически — 1 раз в месяц, квартал, год. Пример — подробный анализ финансового состояния фирмы.

Формы контроля

Формы контроля тоже очень разнообразны. Например, на производстве конт-

роль может осуществляться в виде наблюдения с использованием различных контрольно-измерительных приборов. Для контроля за денежными средствами применяют финансовые и бухгалтерские документы. Менеджер может также контролировать своих подчиненных в форме письменных отчетов о работе или проводить регулярные совещания и обсуждения проблем, которые возникают в фирме или у отдельных работников.

Правильная организация контроля очень важна и во многом зависит от искусства менеджера. Он должен быть достаточно требователен, чтобы подчиненные всегда чувствовали ответственность за свои действия и решения. И в то же время по-настоящему умелый менеджер знает, что непрерывно контролировать своих подчиненных вредно: это лишает их самостоятельности и они начинают верить, что без менеджера действительно не могут сделать ни шагу.

 Как видите, контроль может приводить и к изменениям в текущей деятельности фирмы, и к изменениям самих целей и планов фирмы.

4.5. Организация управления

Организационная структура

В главе 1 мы говорили о специализации в бизнесе. От того, насколько высок уровень специализации в фирме, зависит, сколько разнообразных работ (или функций) приходится выполнять каждому ее сотруднику.

Один крупный американский специалист по менеджменту сказал, что хороший менеджер тот, кто может оставить свою фирму на два-три дня и быть уверенным, что за это время все будет идти как надо.

Контроль и планирование

Итак, планирование и .контроль тесно связаны между собой. Если менеджер, сравнивая планы фирмы и реальность, обнаруживает расхождение между ними, он должен понять причину этого расхождения и принять соответствующее решение.

Например:

«Нам нужно во что бы то ни стало добиться того, чего мы хотели. Придется изменить то-то и то-то в работе фирмы»,

или

«Пока рано делать какие-то выводы, информации явно недостаточно»,

или

«Наши планы нереальны. Придется изменить стратегию фирмы».

Представьте себе, что вы — владелец небольшого магазина, где кроме вас работает всего один человек. Вы одновременно и управляющий, и бухгалтер, и агент по закупкам и сбыту. Ваш подчиненный совмещает функции продавца, кассира, грузчика и уборщика. Ваши деловые отношения можно изобразить в виде схемы

Эта схема называется организационной структурой управления в вашей фирме. В рассмотренном случае она чрезвычайно проста.

Предположим далее, что дела у вас идут успешно. Теперь вы — владелец нескольких магазинов в разных районах. Работа вашей фирмы усложнилась, и вы уже не можете сами заниматься и закупками, и сбытом, вести расчеты и деловую переписку. Кроме того, вы физически не успеваете управлять всеми магазинами сразу. Вы нанимаете людей для выполнения всех этих разнообразных функций. Организационная структура вашей фирмы усложняется вместе с ее деятельностью

 4.12. Организационная структура отдела в фирме

 Каждый отдел тоже имеет свою организационную структуру. Он может состоять из секторов или групп работников, занятых разработкой какой-нибудь конкретной проблемы. Например, отдел маркетинга (см.4.12).

Проблемы

Чемсложнееи«разветвленнее»органша-ционная структура, тем большую роль в управлении фирмой начинают играть следующие факторы:

Передача полномочий. Главный менеджер отвечает за деятельность всей фирмы. Однако реально справиться с таким объемом работы ему не под силу, поэтому он передает значительную часть своих функций (а значит, и прав) менеджерам специализированных отделов и контролирует их работу. Те, в свою очередь, перепоручают решение частных задач своего отдела группам подчиненных или конкретным работникам, которые отвечают передними за вьпюлнениеэтих задач.

Координация. Чем больше количество людей, между которыми поделена работа, тем более скоординированными (согласованными) должны быть ихусилия. Очень важно для фирмы так организовать работу на каждом уровне структуры управления, чтобы любая информация поступала с одного уровня на другой достаточно быстро, а решения не «увязали» бы в лишних согласованиях.

Компетентность. Круг ответственности каждого работника в фирме должен быть четко определен. Руководитель каждого уровня должен быть уверен, что любой из его подчиненных способен справиться с той работой, которая ему поручена. В свою очередь, компетентность менеджера

проявляется в том, насколько он умеет организовать выполнение работы своего отдела или фирмы в целом.

Централизация. Чем больше функций и подчиненных находится «в руках» руководителя, тем больше степень, централизации в фирме. Каждая фирма должна определить для себя, какой объем полномочий остается за центром, то есть руководством, а какой — передается «вниз» по структуре.

Роль менеджера

Все эти вопросы взаимосвязаны, и более или менее удачное их решение зависит от способностей, умения и опыта менеджеров. Менеджер самого верхнего уровня должен построить эффективную организационную структуру: подобрать подходящих руководителей отделов; координировать их работу, ориентируя ее на достижение целей фирмы; следить за тем, чтобы штат управления не слишком разрастался — это увеличивает затраты фирмы.

На любом уровне управления главная задача менеджера — организовать работу так, чтобы она выполнялась наилучшим образом.

Практически в каждой фирме или учреждении можно встретить человека, который буквально завален работой, потому что он стремится делать ее за своих подчиненных, вместо того чтобы заставлять их выполнять ее. Такой человек никогда не станет хорошим менеджером.

Гибкость

Организационная структура управления, даже самая большая и сложная, не дол-

жна быть «застывшей», раз и навсегда определенной. Гибкость структуры позволяет фирме быстрее реагировать на изменения рынка и приспосабливаться к ним. Разумеется, это не означает, что любое незначительное изменение должно приводить к пересмотру всей структуры. Далеко не всегда в этом есть необходимость. Одни фирмы отличаются относительно стабильной структурой, например промышленные фирмы, выпускающие постоянно одни и те же виды продукции. Другие же могут вообще не иметь четко определенной неизменной структуры.

Пример; фирма, изготавливающая проекты индивидуальных жилых домов, В ней работают несколько специалистов разного профиля — архитекторы, инженеры, менеджер, который координирует работу основных специалистов и принимает заказы. На время создания проекта специалисты объединяются в группы, затем эти группы распадаются и формируются новые, уже для другой работы.

Нечто похожее мы можем наблюдать в театре, где «структурная единица» — коллектив актеров, занятых в том или ином спектакле.

4.6. Коммуникации

И в повседневной жизни, и в бизнесе люди вступают друг с другом в контакты. В любой фирме есть проблема коммуникаций, то есть отношений между людьми.

Люди общаются как «внутри» своей фирмы, так и с «внешним миром».Коммуникации можно определить как способы, при помощи которых люди вступают в контакты друг с другом.

Представьте себе класс на уроке географии. Учительница: Дети, какие главные реки Индии вы знаете?

Вася: Что?

Петя: (пожимает плечами и молчит) Зина: (начинает лихорадочно перелистывать учебник)

Вова: Амазонка! (общий смех) Катя: (что-то увлеченно пишет) Саша: Инд, Ганг...

То, чтоговоритучительница, мыназовем сообщением. Здесь оно выражено в форме вопроса. Сообщение, разумеется, может быть и в утвердительной форме. Из этого примера видно, насколько по-разному люди воспринимают сообщение среагируют на него.

Например, Катя вообще не идет на контакт; Вася готов идти на контакт, но воспринимает сообщение с запаздыванием; Петя слышит сообщение, но не хочет давать ответа; Зина не может дать ответ, но знает, где его найти; Вова скорее всего не знает ответа, но его реакция преследует собственную цель — посмешить приятелей; Саша воспринимает сообщениеи дает правильный ответ.

А теперь поставьте себя на место учительницы, получившей такие разнообразные «ответы» на свое сообщение. Какой будет ее реакция?

Она может быть удовлетворена одним правильным ответом и задать следующий вопрос; может попытаться привлечь внимание всех к обсуждаемому предмету; может вызвать к доске Катю и попросить ее показать на карте реки, которые только что назвал Саша. Возможно, ее не устраивает такая низкая «результативность» опроса и она захочет пе-

рестроить работу на уроке так, чтобы сделать класс более активным.

Какое отношение все это имеет к бизнесу и управлению фирмой? — можете спросить вы.

Проблема коммуникаций — одна из самых важных в современном менеджменте. Какие отношения складываются между работниками в фирме, в отделе, группе? А у них же — с руководством? Как менеджер может повлиять на эти отношения с пользой для дела? Как передается информация с верхнего «этажа» организационной структуры управления на нижние и обратно?

Все эти вопросы входят в круг задач и обязанностей менеджера и являются частью общей системы управления фирмой. Более подробно мы рассмотрим способы коммуникаций в главе 6 «Люди в бизнесе^ и тал* же коснемся проблемы мотивации — создания у людей заинтересованности в своей работе. Последнее — тоже один из «краеугольных камней» эффективного менеджмента.

4.7. Прогнозирование

Неопределенность

Мы все живем в условиях частичной неопределенности. Как бы ни была размеренна и упорядочения наша жизнь, в нее время от времени «врываются>> какие-то неожиданные обстоятельства, которые заставляют нас менять свои планы. Иногда это приятные неожиданности, иногда они приносят массу неудобств.

В бизнесе такие внезапные изменения означают не просто временные неудобства. Деятельность предпринимателей связана с коммерческим риском: новые обстоятельства могут принести ей успех, а могут и привести к краху. Естественно, фирма стремится сделать этот риск как можно менее вероятным. Для этого ей необходимо своевременно предвидеть, что произойдет в течение некоторого ближайшего и более отдаленного отрезка времени. Это и есть прогнозирование.

Спрос

Что фирма хочет знать о будущем?

Любая фирма существует для того, чтобы удовлетворять потребности людей или других фирм в каких-либо товарах или услугах. На товары и услуги существует спрос. Если спрос неожиданно упадет и товары останутся нераспроданными, фирма не сможет возместить затраты на их изготовление и понесет убытки. Если это происходит в большом масштабе или в течение долгого времени, фирма может полностью разориться и прекратить свое существование.

Говоря о прогнозах, мы имеем в виду прежде всего прогнозирование спроса. Существуют прогнозы цен, прогнозы продаж, прогнозы движения денежных средств, производственные прогнозы. Новее они играют вспомогательную роль при прогнозировании спроса: последний стоит ближе всего на пути к достижению целей фирмы.

Когда речь идет о будущем, мы можем лишь более или менее точно предсказать его. Помните роман братьев Стругацких «Понедельник начинается в субботу»? В Научно-исследовательском институте Чародейства и Волшебства (НИИЧАВО) был целый отдел Предсказаний и пророчеств, который делился на группы: «Кофейной гущи», «Гадания на картах», «Группу пасьянсов» и т.п. Может быть, при слове «прогнозирование» вы представляете себе нечто подобное?

В современной экономике прогнозирование — это наука, вернее, один из разделов науки «Математическая экономика».

Учет тенденций

Как строятся прогнозы? Большинство прогнозов основывается на очень простом на первый взгляд предположении: если в течение довольно долгого времени события развивались так-то и так-то, то мы можем с большой степенью вероятности утверждать, что они будут развиваться так же еще в течение какого-то времени. Это длинное высказывание можно иначе назвать одним словом — тенденция.

Изобразим ее графически (см. 4.13).

Здесь сплошная линия (первые четыре года) показывает постепенное возрастание спроса. Пунктирная линия означает наш прогноз на пятый год — мы предполагаем, что движение спроса будет происходить в том же направлении и примерно с той же скоростью, что и в первые четыре года.

Значит, первое, что необходимо знать при построении прогноза, —как изменяется спрос на продукцию, которую производит фирма, в течение некоторого отрезка времени.

Спрос

Есть товары, спрос на которые более или

менее постоянен во времени, например мыло и зубная паста, часы, газеты, услуги по ремонту бытовой техники.

На другие товары спрос время от времени (периодически) меняется.

Например, спрос на проездные билеты резко возрастает в последние дни уходящего месяца и в первые два-три дня нового, а затем столь же стремительно падает. Спрос на школьные тетради в течение учебного года довольно умерен, а в конце августа доходит до ажиотажа.

На многие товары спрос носит сезонный характер, например на зимнюю и летнюю одежду, коньки, лыжи, купальники, услуги туристских агентств.

Иногда товар, впервые появившись на рынке, постепенно привлекает внимание все большего числа покупателей — спрос на него постоянно растет, хотя и не слишком быстро. Одновременно этот новый товар «вытесняет» другой, использовавшийся по тому же назначению раньше, спрос на него падает, хотя и не исчезает совсем. Например, когда появились магнитные диски, спрос на обычные аудиокассеты стал уменьшаться, хотя последние остаются достаточно популярными у потребителей.

Фирмы должны учитывать эти особенности спроса: они могут создавать запасы сырья или уже готовой продукции, чтобы в «пиковый» момент суметь удовлетворить запросы потребителей.

Фирмы должны также вовремя «замечать» тенденции развития спроса и учитывать их при планировании своей работы на перспективу. Если спрос растет, можно предусмотреть строительство новых помещений, покупку нового оборудования к тому моменту, когда старое производство уже не будет вмещать все заказы. Если наблюдается падение спроса, фирме следует заранее подумать о переходе на новую продукцию и о затратах, которые будут с этим связаны.

После того как менеджер отдела прогнозирования установил, как ведет себя спрос на продукцию фирмы, он должен подумать о том, что может повлиять на спрос в ближайшем и более отдаленном будущем. То есть он выявляет факторы, воздействующие на изменение спроса. Эти факторы многообразны: изменение моды, устаревание продукции, появление новых товаров, конкурирующих

фирм, новых рынков сбыта. Может ли предприниматель или менеджер предусмотреть все эти обстоятельства? Даже самый искусный и опытный менеджер — не ясновидящий, но он должен сделать все возможное, чтобы такие изменения на рынке не сваливались на него как снег на голову. Другими словами, необходимо проводить постоянную работу по изучению рынка. К этой проблеме мы вернемся в главе 7 «Маркетинг».

Эксперты

Если фирма небольшая, скорее всего, нет необходимости чертить сложные графики и диаграммы спроса. Менеджер сам оценивает рыночную ситуацию для своего товара, используя свой опыт, знания, интуицию.

Если фирма более крупная и выпускает разнообразную продукцию, ее руководители могут обратиться за помощью к консультантам-экспертам, то есть специалистам в области торговли, сбыта, цен и спроса. Такой способ прогнозирования называется методом экспертных оценок. Экспертам предлагают перечень вопросов, на которые они дают свои ответы, затем результаты опроса — мнения экспертов — собирают, обрабатывают специальным образом и превращают в прогноз. Важно, чтобы экспертов, которых будут спрашивать, было достаточно много — это повышает точность прогноза.

Статистика

В больших фирмах прогнозы на длительную перспективу строят, используя методы математической статистики. Статистика — это информация о «прошлом* фирмы, например, данные о выпуске продукции, об объемах продаж. По этим данным строят график, например, такой, какой изображен на рисунке 4 Л 4 а), а затем соединяют точки и получают кривую, показанную на рисунке 4.14 б).

Из курса математики вам известны разнообразные типы кривых — параболы, гиперболы, прямые и т. д. Каждая такая кривая описывается своей функцией. Функция устанавливает зависимость между переменными, в данном случае — зависимость спроса от времени. На рисунке 4.14 эта зависимость представлена в виде прямой.

Если предположить, что спрос и в дальнейшем будет зависеть от времени таким же образом, можно построить продолжение кривой спроса на интересующий нас период, то есть спрогнозировать спрос (см, 4.14 в).

В реальной практике построение прогнозов — вещь, конечно, более сложная. Здесь применяется специальный математический аппарат и компьютерные программы.

Вам могло показаться, что такие прогнозы — это что-то слишком абстрактное и представляет исключительно научный интерес. На самом деле грамотно построенный

прогноз имеет большую практическую ценность для менеджеров, а прогнозирование вообще служит реальной основой для выработки целей, стратегии развития и планирования деятельности фирмы.

Мы с вами подошли к концу главы об управлении в бизнесе. Вы видели, что деятель-ность менеджера очень широка и разнообразна. Большое значение в работе менеджера имеет умение правильно выбрать и поставить цели. В следующих двух главах мы рассмотрим главные средства достижения целей в бизнесе — это деньги и люди.

ВОПРОСЫ и ЗАДАНИЯ

Вопросы и задачи

1.         Как вы понимаете высказывание: «Менеджмент — это умение достигать поставленных целей»?

2.         Почему прибыль — одна из главных целей бизнеса?

3.         Как вы думаете, что общего в работе менеджера в фирме, школьного учителя, пилота самолета?

4.         В каких случаях предприниматель и менеджер — это одно лицо, а в каких — нет? В чем главная разница между этими двумя ситуациями?

5.         В чем состоит основное различие

между прямыми и косвенными затратами?

6.         Что такое себестоимость продукции?

7.         Приведите по два примера затрат, которые вы можете отнести к группе прямых и косвенных.

8.         Прямые затраты на производство продукции составили 200 000 руб., косвенные — 40 000 руб. Чему равна себестоимость продукции?

9.         Себестоимость продукции 500 000 руб., ожидаемая прибыль составляет 10% от себестоимости. По какой цене производитель будет продавать свой товар?

10.       В каких областях предпринимательства применяется контроль?

11.       Приведите два — три примера обратной связи в повседневной жизни и в бизнесе.

12.       Как связаны между собой централизация, специализация, передача полномочий, координация и компетентность в управлении?

13.       Что такое мотивация в бизнесе?

14.       Приведите по три — пять примеров товаров, спрос на которые:

а)         постоянен,

б)         периодически меняется,

в)         постепенно падает или возрастает.

Короткие сообщения

1.         Опишите организационную структуру управления в вашей школе, училище или техникуме. Свое описание сопроводите схемами.

2.         Используя материал параграфа 4.2, постройте «дерево целей» для решения таких проблем:

а)         организовать школьную дискотеку,

б)         устроиться на работу в компьютер

ную фирму,

в)         учредить акционерную компанию.

3.         Вспомните (или придумайте) ситуа

цию, когда какое-либо ваше (или кого-то

из ваших знакомых) дело потерпело неу-

дачу из-за того, что цели не удовлетворяли требованиям:

—        четкости,

—        гибкости,

—        реалистичности,

—        последовательности.

4.         Прочитайте список и составьте сете

вой график для одного из предложенных

процессов:

—        покупка пакета картофеля в магазине самообслуживания,

—        приготовление чая,

—        отправка посылки по почте.

5.         Прочитайте список и составьте под

робный план ваших действий для решения

одной из проблем:

а)         продать свой старый велосипед,

б)         сшить юбку,

в)         принять гостей на свой день рождения.

6.         Что вы можете сказать о таких организационных структурах (см. )?

7.         Выберите проблему, которая вас волнует в настоящее время, и составьте перечень из трех — пяти вопросов по ней. Подберите пять — шесть компетентных экспертов из числа своих родственников или знакомых и предложите им ответить на ваши вопросы. Результаты опроса сравните. Сколько мнений по каждому из вопросов совпадает, сколько — нет? Как вы можете объяснить расхождения во мнениях? Помните: вопросы следует ставить очень четко, так чтобы на них можно было дать краткие и точные ответы типа «да» и «нет», «50», «не более 100», «завтра».

Доклады и рефераты

1.         Выберите по своему усмотрению ре

ально существующую фирму (например, в

которой работает кто-либо из ваших родст

венников или знакомых) и напишите рефе

рат на тему «Управление в фирме...». В

своем реферате отразите такие вопросы:

A.        Чем занимается фирма? Какова ее

система целей?

Б. Опишите организационную структуру фирмы. Кто возглавляет ее? Сколько отделов в фирме? Какова структура каждого отдела? Описание сопровождайте схемами и рисунками.

B.        Какие функции выполняют работни

ки фирмы? Сколько человек практически

занимается менеджментом? Какие задачи

они решают? Насколько централизовано

управление в фирме?

Г. Применяет ли фирма планирование в своей работе? Есть ли у нее производственная программа? Расскажите о бюджете фирмы, ее затратах и прибыли.

Д. Как решаются в фирме проблемы контроля, коммуникаций, прогнозирования?

2.         Напишите реферат и сделайте уст

ный доклад на тему «Наука управления».

Материал используйте по рекомендации

преподавателя.