Все письменные обращения принимаются централизованно в одном месте. Проверив правильность доставки, письма вскрывают, при этом конверты не уничтожаются, так как штамп на нем может являться доказательством даты получения документа. Кроме того, адрес автора обращения, по которому предстоит ответить, часто бывает написан лишь на конверте. Поэтому конверт сохраняется вместе с документом до конца решения вопроса и будет подшит в дело.
На самом документе в нижнем правом углу проставляется штамп учреждения, получившего обращение, в котором стоит дата его получения и начала работы с ним в данном учреждении. Иногда она может не совпасть с датой на конверте, так как последняя проставляется почтовым отделением, которое не всегда в тот же день доставляет письмо адресату. Поэтому именно с даты, проставленной в штампе, начинается отсчет срока исполнения обращения. Помимо даты в штампе указывается и регистрационный номер предложения, заявления, жалобы, который состоит из начальной буквы фамилии автора и порядкового номера поступившего обращения. Например, К-121. Типовое положение о ведении делопроизводства по обращениям граждан допускает дополнение регистрационного индекса другими обозначениями, обеспечивающими систематизацию, поиск, анализ и сохранность обращений граждан.
К обращениям могут быть приложены различные справочные материалы в подлинниках или копиях. Их надо скрепить вместе с обращением, чтобы они не растерялись в процессе работы. На этом заканчивается первый этап работы с обращениями.
После первичной обработки все обращения передаются на регистрацию, которая ведется по единой форме в порядке, установленном типовым положением. Регистрация этой категории документов помимо общих задач регистрации - учет, контроль и справочная работа - является также юридическим свидетельством того, что они приняты к рассмотрению в данном учреждении. Регистрацию рекомендуется вести на компьютере или на карточках и только в тех случаях, когда в учреждение, предприятие или организацию поступает незначительное количество документов населения, можно оставить и журнальную форму регистрации.
Суть регистрации - внесение в компьютер или запись на карточке основных поисковых признаков документа и сведений о заявителе (см. рис.). При использовании автоматизированной системы регистрационная карточка на обращения заполняется на экране компьютера.
При традиционной технологии регистрационные карточки изготавливаются из плотной бумаги формата А5 (210 х 148) или А6 (105 х 148).
Количество экземпляров заполняемых регистрационно-контрольных карточек определяется исходя из потребностей организации контроля за исполнением и справочной работы по обращениям. Чаще всего это 2-3 экземпляра: 1 -и -для контрольной картотеки, 2-й -для справочной картотеки, 3-й - направляется вместе с документом к исполнителю. Однако, прежде чем приступить к регистрации в любой форме, выявляют по алфавитной картотеке или алфавитной книге, не является ли данное обращение повторным.
К содержанию книги: ДОКУМЕНТАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ УПРАВЛЕНИЯ
Смотрите также:
ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО ПО ПИСЬМЕННЫМ И УСТНЫМ ОБРАЩЕНИЯМ ГРАЖДАН
Работа с обращениями граждан ведется на основании
Типового-положения о ведении делопроизводства по предложениям,
заявлениям и жалобам граждан в ... |
Курс делопроизводства: Документационное обеспечение управления
Учтены Типовая инструкция по делопроизводству
в министерствах, ... Пособие предназначено для студентов, изучающих делопроизводство
и менеджмент, ... |
ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО. Секретарское дело
Курс делопроизводства: Документационное
обеспечение управления ... Тема 7. ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО ПО ПИСЬМЕННЫМ И
УСТНЫМ ОБРАЩЕНИЯМ ГРАЖДАН ... |
Принцип государственного языка судопроизводства. Судопроизводство ...
Судопроизводство и делопроизводство в
Конституционном Суде РФ, ... Судопроизводство и делопроизводство у
мировых судей и в других судах субъектов Российской ... |
Менеджмент распадается на множество подфункций — планирование ...
Но позже менеджмент распадается на множество
подфункций — планирование, делопроизводство, сбыт, закупки,
организацию, статистический анализ производства. ... |
ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО - делопроизводство, которое состоит в ...
делопроизводство, которое состоит в приеме поступивших в цех документов и доставке их
исполнителям, оформлении и отправке исходящих документов, ... |
ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО БЕЗБУМАЖНОЕ - информационная управленческая ...
ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО, БЕЗБУМАЖНОЕ. - информационная управленческая технология,
позволяющая выполнять хранение, поиск и отображение информации средствами ЭВМ
без ... |
Должностная инструкция секретаря. СЕКРЕТАРЬ В СТРУКТУРЕ УПРАВЛЕНИЯ
Осуществляет методическое руководство за
организацией делопроизводства в ... Ведет делопроизводство, выполняет
различные операции с применением компьютерной ... |