5.3.5 Телеграмма
- вид документа, определяемый способом передачи информации по каналам телеграфной связи. Своевременность передачи и получения информации во многом предопределяют своевременность и правильность принятия решения. Поэтому, чтобы обеспечить срочное получение информации, она передается по телеграфу. Для передачи факсимильной копии документа, а также схем, чертежей и рисунков используются фототелеграммы или факсы (факсимильные сообщения), электронная почта.
Категория и вид телеграммы указываются перед адресатом. Например, "правительственная", "срочная", "заверенная", "с уведомлением о вручении", "с оплаченным ответом" и т.д. Чаще всего отправляют телеграммы срочные и простые. Срочная должна прийти к адресату за время до 3-х часов, а простая - до 6 часов.
В телеграмме дается точный адрес (перед ним обязательно проставление номера (индекса) отделения связи, обслуживающего адресата), наименование учреждения, если известно - наименование должности, фамилия (с инициалами или без них) получателя. Для удешевления стоимости телеграммы и упрощения ее обработки правительственные учреждения и многие организации имеют зарегистрированный на телеграфе условный или сокращенный адрес: "СТРЕЛА", "СОСНА", "СОКОЛ", "УТЁС" и т.д. Адрес в телеграмме печатается отдельной строкой. Например:
"МОСКВА УТЁС МИРОШКИНУ"; "САРАТОВ ГРАНИТ СУЛТАНОВУ", "ИВАНОВО ТЕКСТИЛЬ БЛОНДИНСКОМУ".
В телеграмме, направляемой в несколько адресов (в том числе и в одном городе), каждый адрес указывается индивидуально. Если телеграмма направляется в один город нескольким адресатам и при этом один из них основной, а к остальным пойдут копии, адрес оформляют следующим образом:
СМОЛЕНСК МЭРИЯ
КОПИЯ АДМИНИСТРАЦИИ ОБЛАСТИ
Если телеграмма адресуется более чем в четыре адреса, прилагается указатель рассылки, составленный и подписанный исполнителем, подготовившим текст телеграммы. Печатается адресат прописными буквами.
Текст телеграммы печатается на чистом листе бумаги на одной стороне через два интервала также прописными буквами. Между словами в телеграммах делается пропуск в два удара. Текст печатается, начиная с абзаца, далее красные строки и абзацы не допускаются. Адрес и текст печатаются без переноса слов. Излагается текст предельно сжато. Он должен состоять из одного логического элемента - заключения. Лишь в исключительных случаях можно допустить краткое доказательство.
Большое значение при составлении телеграммы следует придавать выбору слов, более точно передающих смысл. Пишется телеграмма особым телеграфным языком, по возможности без предлогов, союзов, знаков препинания, смысловые оттенки слов и их связь передаются порядком расположения слов в предложении и их окончаниями. Если знаки препинания все же необходимы, так как имеют смысловое значение, они пишутся сокращенно строчными буквами: точка -тчк; запятая -зпт; двоеточие -двтч; кавычки - квч; скобки - скб, номер - нр.
Словами в телеграмме всегда пишутся цифровые данные и такие знаки как № - номер (можно нр.); "-" минус; "+" - плюс;! - восклицательный знак; ? -вопросительный знак: % - проценты;: -деление и др. Даты обозначаются арабскими цифрами: число, месяц, год. Между цифрами разделительные знаки не ставятся. Например, 05 11 97. Заканчивается телеграмма указанием ее индекса. Ответная телеграмма начинается с указания номера (индекса) и даты инициативного документа, на который дается ответ, без слов "Ваш", "На Ваш". Поэтому сам текст не следует начинать и заканчивать цифрами. После текста указываются наименование должности (допускается не указывать) и фамилия лица, подписавшего телеграмму. Подпись в телеграмме оформляется отдельной строкой.
После текста проставляется разграничительная черта, под которой указываются служебные сведения, не подлежащие передаче: адрес отправителя, полное наименование структурного подразделения, указание должности, подпись и расшифровка подписи отправителя, дата подписи, которая проставляется подписывающим телеграмму.
Текст служебной телеграммы заверяется печатью. Составляется телеграмма в двух экземплярах. Первый, подписанный, отдается для передачи, а второй подшивается в дело. Пример телеграммы:
К содержанию книги: ДОКУМЕНТАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ УПРАВЛЕНИЯ
Смотрите также:
ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО ПО ПИСЬМЕННЫМ И УСТНЫМ ОБРАЩЕНИЯМ ГРАЖДАН
|
Работа с обращениями граждан ведется на основании
Типового-положения о ведении делопроизводства по предложениям,
заявлениям и жалобам граждан в ... |
Курс делопроизводства: Документационное обеспечение управления
|
Учтены Типовая инструкция по делопроизводству
в министерствах, ... Пособие предназначено для студентов, изучающих делопроизводство
и менеджмент, ... |
ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО. Секретарское дело
|
Курс делопроизводства: Документационное
обеспечение управления ... Тема 7. ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО ПО ПИСЬМЕННЫМ И
УСТНЫМ ОБРАЩЕНИЯМ ГРАЖДАН ... |
Принцип государственного языка судопроизводства. Судопроизводство ...
|
Судопроизводство и делопроизводство в
Конституционном Суде РФ, ... Судопроизводство и делопроизводство у мировых
судей и в других судах субъектов Российской ... |
Менеджмент распадается на множество подфункций — планирование ...
|
Но позже менеджмент распадается на множество
подфункций — планирование, делопроизводство, сбыт, закупки,
организацию, статистический анализ производства. ... |
ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО - делопроизводство, которое состоит в ...
|
делопроизводство, которое состоит в приеме поступивших в цех документов и доставке их
исполнителям, оформлении и отправке исходящих документов, ... |
ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО БЕЗБУМАЖНОЕ - информационная управленческая ...
|
ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО, БЕЗБУМАЖНОЕ. - информационная управленческая технология,
позволяющая выполнять хранение, поиск и отображение информации средствами ЭВМ
без ... |
Должностная инструкция секретаря. СЕКРЕТАРЬ В СТРУКТУРЕ УПРАВЛЕНИЯ
|
Осуществляет методическое руководство за
организацией делопроизводства в ... Ведет делопроизводство,
выполняет различные операции с применением компьютерной ... |