Управление новым предприятием

Предпринимательство, или

Как завести собственное дело и добиться успеха

Раздел: Бизнес, финансы

Одна из наиболее часто упоминающихся проблем предпринимателей выражается фразой: «Если бы только у меня было больше времени...» Это общая проблема для всех занятых людей. Всем им не хватает времени. Время — самый драгоценный и при этом ограниченный ресурс предпринимателя. Это уникальная субстанция — предприниматель не может копить его, сдать или взять в аренду, купить. Поскольку его предложение неэластично, оно абсолютно тленно и невосполнимо. Оно требуется для всего и расходуется в одинаковом темпе для каждого. Хотя время и важно на протяжении всего периода существования предприятия, оно имеет особое значение на стадиях зарождения и роста компании. Что бы ни делал предприниматель, рацион времени на сегодня составляет 24 часа, а вчерашнее время уже стало историей.

Тем не менее предприниматели традиционно тратят свое время (как, впрочем, и все мы) с расточительностью, которой постыдился бы самый последний лентяй. Мало кто из предпринимателей тратит свое время эффективно, и никто никогда не достигает совершенства. Предприниматели, как никто другой, должны более эффективно распоряжаться своим временем, и чем больше усилий в этой области они предпринимают, тем больше это идет на пользу их предприятию, равно как и их личной жизни.

Как правило, любой человек может работать в 3—4 раза продуктивнее, не увеличивая количества рабочих часов. Это положение отражает следующий основополагающий принцип: гораздо важнее все делать правильно сразу, чем потом переделывать сделанное. Данный принцип содержит в себе ключ к эффективному управлению временем — установление списка приоритетов в отношении тех целей, которые должны быть достигнуты в каждый данный день. Предприниматель по необходимости продуманно или неосознанно устанавливает приоритеты. Эти приоритеты, рассмотренные на протяжении определенного периода времени, отражают личность предпринимателя и его систему ценностей.

Что такое управление временем? Управлять временем — значит инвестировать время в то, что вы хотите получить от жизни, в том числе и от созданного предприятия. Это определение подразумевает, что предприниматель знает, чего он хочет добиться от жизни, — действие, направленное на достижение цели. Значит, предприниматель должен иметь четкие представления о приоритетных ценностях предприятия, работы, семьи, общественной деятельности, собственности и своей собственной персоны.

• Почему для предпринимателей возникает проблема управления временем? В основном она обусловлена недостатком информации и мотивации. Чтобы эффективно управлять своим временем, предприниматель должен потратить некоторое время на приобретение информации, необходимой для достижения данной цели. Эффективное управление временем начинается с понимания тех выгод, которые оно может дать.

Выгоды от управления временем

Хотя предприниматель получает значительные выгоды от эффективного управления временем, в табл. 13.1 мы приводим лишь некоторые, самые типичные из них. Первая — рост производительности труда — отражает тот факт, что всегда имеется достаточное количество времени, чтобы достичь наиболее важные цели. Делая сознательные усилия и концентрируя свое внимание, предприниматель может определить, что наиболее важно для успеха и роста предприятия, и сосредоточиться именно на этих целях, вместо менее важных или более приятных вещей. Таким образом, предприниматель должен научиться выделять существенное и отличать его от второстепенного.

А это в свою очередь приведет ко второй выгоде -— большему удовлетворению от труда. Достижение более важных целей и возможность добиться успеха в росте предприятия принесут предпринимателю большее удовлетворение от работы.

Одновременно будет наблюдаться укрепление боевого духа предприятия, поскольку ослабевают напряжения из-за нехватки времени, улучшаются результаты, увеличивается удовлетворение от своей работы для предпринимателя. Хотя в целом время, проводимое с другими сотрудниками в компании, может, по сути дела, уменьшиться, истинное время окажется более высокого качества, поскольку предприниматель сможет плотнее заняться взаимодействиями между различными подразделениями компании. Кроме того, у него появится больше времени, чтобы проводить его в кругу семьи и друзей.

Четвертая выгода состоит в том, что предприниматель в меньшей мере будет испытывать напряжение и беспокойство от нехватки времени. Озабоченность, чувство вины и прочие отрицательные эмоции снижают эффективность умственной работы и работоспособность в целом, что затрудняет процесс принятия решений. Эффективное управление временем снижает волнения и беспокойства, позволяя тем самым принимать оптимальные решения в короткие сроки.

Все эти выгоды находят свое наиболее полное выражение в последнем преимуществе для предпринимателя — более крепком здоровье. Как было показано в гл. 1, предпринимателю приходится тратить много сил и проявлять завидное упорство, чтобы основать предприятие и обеспечить его рост. А все это: и большой расход энергии, и напряженный рабочий день — требует крепкого здоровья. Неумение распорядиться своим временем часто ведет к умственной и физической усталости, нерациональному питаншо и нехватке времени для отдыха и занятий спортом. Крепкое здоровье, как ничто иное, необходимо предпринимателю для того, чтобы помочь предприятию расти. А крепкое здоровье — побочный продукт хорошего управления временем.

Основополагающие принципы

Каким образом предприниматель разрабатывает разумную систему управления временем? Во-первых, он должен признаться самому себе, что является расточителем времени, т.е. что он попусту тратит самое важное на свете — свое собственное время. Это осознание приводит предпринимателя к пониманию ценности времени и необходимости изменить личные привычки и представления. Данный шаг находит свое выражение в принципе желания (см. табл. 13,1). Как и эффективная диета, эффективное управление своим временем зависит от силы воли и самодисциплины индивидуума Оно требует от предпринимателя реального желания оптимизировать свое время.

Во-вторых, предприниматель должен сконцентрироваться на наиболее важном понятии — принципе эффективности. Следуя этому принципу, предприниматель автоматически сосредоточивается на наиболее важных вещах. Настоящий ключ к успеху состоит в том, чтобы всегда концентрировать свое внимание на самых существенных задачах. Предприниматель должен стараться выполнить каждую задачу вовремя, не затягивая ее решение. Для этого требуется, чтобы по возможности отводилось достаточно времени для того, чтобы выполнить задачу на высоком уровне. Не стоит составлять проекта документа, пока не собраны все необходимые данные. Качество, несомненно, важно, но чрезмерное стремление к совершенству часто не оправдывает затрачиваемых на это усилий. Предприниматель должен следить за тем, чтобы не тратить время ради небольшого усовершенствования в одном деле, если это может привести к значительной ошибке в чем-то другом.

Чтобы эффективно управлять временем, предпринимателю необходимо знать, как в настоящее время расходуется его время. Для этого следует составить и проанализировать, как использовалось время за последние две недели, заведя для этого специальную тетрадь, разделенную на графы с 15-минутными интервалами. Такой анализ поможет выявить некоторые области попусту потраченного времени и станет основой для составления списка приоритетов по задачам, которые необходимо выполнить. Это особенно важно для предпринимателей при разработке методов решения периодически повторяющихся задач. Следует разработать и всегда держать под рукой такие списки. Для посетителей и прессы стоит подготовить материалы по компании и ее деятельности. Необходимо разработать стандартные формы и закрепить порядок проведения всех периодически повторяющихся событий и операций.

Суть управления временем воплощается в важном принципе, который предприниматель использовал при создании компании, а именно в принципе работы одной командой. При анализе времени предпринимателю совершенно ясной становится одна вещь — какое малое количество времени полностью находится под его контролем. Предприниматель должен помочь своей команде проникнуться концепцией управления временем и использовать ее принципы при общении с другими сотрудниками компании. Каждому человеку необходимо стремиться использовать такую же эффективную практику управления временем.

Принцип приоритетного планирования воплощается во всех вьппеописанных принципах эффективного управления временем. Предпринимателю необходимо каждый день составлять список задач, которые он должен сегодня вьтолнить, а затем указать степень их важности, используя простую шкалу, например: 1 — в высшей степени важно, 2 — весьма важно, 3 — сравнительно важно. Указав на карточке размером 3 х 5 см наиболее важные цели, которые нужно сегодня достичь, предприниматель может сосредоточиться на их выполнении, а затем, при наличии времени, на остальных, менее важных. Подобная оценка приоритетов, так же как планирование и концентрация на ключевых проблемах, является основополагающим принципом управления временем, поскольку каждый человек всегда способен достичь наиболее важных целей на пике своей работоспособности. Некоторые предприниматели работают наиболее продуктивно утром, другие — днем, некоторые — по ночам. Период суток, характеризующийся наибольшей работоспособностью предпринимателя, должен быть отведен им для решения самых важных вопросов.

Как и в случае с любыми другими процедурами, предпринимателю следует периодически пересматривать цели и результативность управления временем. Когда это представляется возможным, стоит прибегать к делегированию ответственности. Очень важно, чтобы секретари и близкие помощники были хорошо подготовлены, а также поощрять их действовать инициативно. Секретари должны сортировать всю корреспонденцию и составлять проекты повседневных писем для подписи предпринимателя. Работу офиса следует хорошо организовать, обеспечив сотрудников ежедневным календарем, картотекой с индексацией, списком напоминаний, телефонным справочником и четким списком незавершенных дел. Все поступающие телефонные звонки стоит рассматривать с точки зрения их важности и срочности и для бесед по телефону, кроме самых неотложных, отводить определенное время. Важно также анализировать все собрания, чтобы определить, эффективно ли они проводятся. Если нет, то сотрудника, который обычно их ведет, необходимо обучить навыкам ведения собраний. Наконец, необходимо тщательно изучить все комитеты, имеющиеся в компании, на предмет их результативности. Комитеты в фирме обычно отрывают сотрудников от дел, замедляют процесс принятия решений и имеют тенденцию расти как грибы, далеко выходя за границы потребности в них. Предпринимая подобные усилия, предприниматель сумеет заставить время работать на себя, перестав быть его рабом. Благодаря этому у него появится достаточно времени, чтобы обеспечить должное расширение компании при одновременном росте производительности труда и сокращении посягательств предприятия на свое личное время.