Уничтожение документов


 

  


 

В процессе деятельности каждой организации появляется большой объем документов. Именно поэтому своевременное уничтожение документов является актуальным в делопроизводстве организаций. Многие проводят уничтожение документов при помощи специалистов со стороны и при этом затрачивают на эти цели большое количество денежных средств.

Порядок уничтожения документов

Существует единственный порядок уничтожения документов на бумаге и в электронной форме. Как правило, уничтожению подлежат документы с не действительные, т.е. истекшими сроками хранения и потерявшие значение. Для этого составляется акт на уничтожение документов.

Его полное название – акт о выделении к уничтожению документов. Для определения срока хранения, необходимо использовать номенклатуру дел организации. При необходимости можно уточнять сроки типовых и ведомственных документов.

Во время определения сроков хранения документов не стоит забывать о иных существующих требованиях в вашей сфере деятельности, где подавляющее число документов может иметь, как правило, пятилетний срок хранения, согласно типового перечня.

Порядок составления акта на уничтожение

Документы разрешается включать в акт, если их срок годности закончился до 1 января года составления акта. Это требование следует понимать так: дело, составленное в 2011 году со сроком хранения 5 лет, может быть включено в акт не ранее 2017 года.

Составление акта заключается в перенесении данных с обложек документов отобранных к уничтожению в форму акта. Если обложка оформлена не полностью, тогда следует уточнить недостающие сведения – заголовок дела, дата последней записи, индекс дела.

Наибольшая сложность это подбор номера статьи со сроком хранения. Но, стоит только начать работу и это не составит особого труда. Помните, что заголовок дела не всегда соответствует названию статьи из-за невозможности передачи всего многообразия.

 В перечнях документов используется обобщенное название каждого вида документа. Таким образом, специалист составляющий акт на уничтожение документов, может крайне творчески принимать решение к какой статье отнести каждое дело.

  

 

Смотрите также:

 

Экспертиза ценности документов. ОБРАБОТКА ДЕЛ ДЛЯ ПОСЛЕДУЮЩЕГО...

♦ организация ежегодного отбора документов на хранение и уничтожение; ♦ рассмотрение актов о выделении к уничтожению документов и дел, срок хранения которых истек.

 

Хранение документов - в соответствии с новыми Правилами...

включая нормативные акты Банка России, и Договором. Уничтожение электронных документов производится в отношении соответствующих.

 

Экспертиза ценности документов. Документы, создающиеся в процессе...

Форма акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, типизирована. Акт рассматривается и одобряется на заседании ЦЭК (ЭК) организации...

 

О чём молчат архивы

Многие документы и книги просто уничтожались как в Западной Европе, так и на Руси эпохи Романовых. Уничтожение было одной из основных целей создания знаменитого "Индекса...

 

...на постоянное и временное хранение, а также для уничтожения.

Ежегодно в делопроизводстве организаций проводят отбор документов на постоянное и временное хранение, а также для … Уничтожение документов оформляется актами.

 

Экономический анализ состоит в системном исследовании экономических...

Наиболее типичными представляются: занижение объема реализованной продукции, сокрытие выручки от розничной торговли путем фальсификации или уничтожения документов после...

 

Преступное уничтожение или повреждение чужого имущества....

* Уничтожение лицом принадлежащих ему на праве собственности предметов или документов, имеющих историческую или культурную ценность, образует состав преступления...

 

Похищение или повреждение документов, штампов, печатей. Объект...

Под уничтожением документа, штампа, печати следует понимать приведение этих … Повреждением признается приведение документов, штампов, печатей в частичную негодность.

 

Официальные документы - это документы, оставленные изготовленные...

Единые правила оформления официальных документов утверждены распоряжением Руководителя Администрации … Уничтожение