Вся электронная библиотека      Поиск по сайту

 

ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО. Организация и технологии документационного обеспечения управления

Композиция документа 

 

Композиция (от лат. compositio) — это построение, организа­ция текста. Наряду с лексической, грамматической, стилисти­ческой грамотностью от человека, работающего со словом, тре­буется умение располагать, преподносить материал так, чтобы сделать его максимально доступным адресату. Иногда абсолютно правильный, с точки зрения языка и стиля, документ трудно воспринимается только потому, что в нем царит хаос, нет логи­ки в сочетании частей.

Для примера проанализируем фрагмент из приказа Гос­комвуза:

2.1 Представить в месячный срок согласованные с Главным управлением образовательно-профессиональных программ и техно­логий и утвержденные руководством Госкомвуза России перечень полиграфического оборудования для доукомплектования типогра­фий и полиграфических участков вузов-победителей конкурса грантов, сводную смету расходов, предусматривающую организа­ционную работу по завершению первого тура конкурса, приобрете­ние и доставку оборудования.

Не требует доказательств тот факт, что разобраться в содер­жании приказа непросто. Это связано прежде всего с тем, что в предложении, занимающем несколько строк, только один глагол («представить»), три причастных оборота и огромное число су­ществительных. В то же время специфика жанра приказа такова, что в текст вряд ли могут быть внесены существенные исправ­ления. Что же может предпринять редактор, столкнувшись с та­кой проблемой? Расставить абзацные отступы. Они выявят структуру документа, подскажут адресату, в каких местах надо сделать паузы при чтении. Сравните:

2.1 Представить в месячный срок согласованные с Главным управлением образовательно-профессиональных программ и техно­логий и утвержденные руководством Госкомвуза России:

• перечень полиграфического оборудования для доукомплектования типографий и полиграфических участков вузов — по­бедителей конкурса грантов;

• сводную смету расходов, предусматривающую организацион­ную работу по завершению первого тура конкурса, приобре­тение и доставку оборудования.

При такой композиции достаточно беглого взгляда, чтобы уяснить, что Госкомвуз требует представить в месячный срок два типа документов, каждому из которых дана краткая харак­теристика.

 

 

Данный пример демонстрирует, насколько важен внешний вид официального документа. Нет ничего страшнее «слепого» текста без заголовков, подзаголовков, отступов, пробелов и графических выделений. Эти средства, если использовать их разумно, могут сделать «читаемым», доступным даже самый сложный текст.

Текст должен содержать целесообразное количество инфор­мации. Не следует повторять общеизвестное, загромождать документ деталями.

Особенно существенно выделять и подчеркивать главное. Как уже отмечено выше, этой цели могут служить подзаголовки, абзацные отступы, увеличенные пробелы между строками, под­черкивание, смена шрифта. Современные компьютерные редак­торские программы дают большой простор для выразительного оформления текста.

Следует структурировать текст в соответствии с содер­жанием.

Если используется нумерация, надо помнить, что пункт 1 пред­полагает наличие пункта 2.

В сегодняшнем делопроизводстве принят определенный по­рядок нумерации частей документа: номер каждой части вклю­чает номера соответствующих составных частей более высоких ступеней деления: 1.2.1, 2.9.1.

Соблюдение названных лексических, грамматических, ком­позиционных правил требует от работника канцелярской сфе­ры высокого уровня филологической культуры и большой со­бранности. Но это окупается сторицей; из-под вашей руки выходит грамотный, ясный, по-своему изящный текст; обще­ние. которое обслуживается официальными документами, де­лается более плодотворным.

 

К содержанию книги:   Организация и технологии документационного обеспечения управления

 

Смотрите также:

 

  ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО ПО ПИСЬМЕННЫМ И УСТНЫМ ОБРАЩЕНИЯМ ГРАЖДАН

Работа с обращениями граждан ведется на основании Типового-положения о ведении делопроизводства по предложениям, заявлениям и жалобам граждан в ...
bibliotekar.ru/biznes-58/18.htm

 

  Курс делопроизводства: Документационное обеспечение управления

Учтены Типовая инструкция по делопроизводству в министерствах, ... Пособие предназначено для студентов, изучающих делопроизводство и менеджмент, ...
bibliotekar.ru/biznes-58/index.htm

 

  ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО. Секретарское дело

Курс делопроизводства: Документационное обеспечение управления ... Тема 7. ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО ПО ПИСЬМЕННЫМ И УСТНЫМ ОБРАЩЕНИЯМ ГРАЖДАН ...
bibliotekar.ru/biznes-60/index.htm

 

 

  Принцип государственного языка судопроизводства. Судопроизводство ...

Судопроизводство и делопроизводство в Конституционном Суде РФ, ... Судопроизводство и делопроизводство у мировых судей и в других судах субъектов Российской ...
www.bibliotekar.ru/osnovy-prava-3/121.htm

 

  Менеджмент распадается на множество подфункций — планирование ...

Но позже менеджмент распадается на множество подфункций — планирование, делопроизводство, сбыт, закупки, организацию, статистический анализ производства. ...
bibliotekar.ru/menedzhment-2/19.htm

 

  ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО - делопроизводство, которое состоит в ...

делопроизводство, которое состоит в приеме поступивших в цех документов и доставке их исполнителям, оформлении и отправке исходящих документов, ...
bibliotekar.ru/kodex-11-4/155.htm

 

  ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО БЕЗБУМАЖНОЕ - информационная управленческая ...

ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО, БЕЗБУМАЖНОЕ. - информационная управленческая технология, позволяющая выполнять хранение, поиск и отображение информации средствами ЭВМ без ...
bibliotekar.ru/kodex-11-4/154.htm

 

  Должностная инструкция секретаря. СЕКРЕТАРЬ В СТРУКТУРЕ УПРАВЛЕНИЯ

Осуществляет методическое руководство за организацией делопроизводства в ... Ведет делопроизводство, выполняет различные операции с применением компьютерной ...
bibliotekar.ru/biznes-60/5.htm

 

Теория организации