Регистрация исходящих и внутренних документов

Стадии документооборота входящей корреспонденции

    прием;

    сортировка;

    регистрация корреспонденции;

    направление документов адресатам для принятия управленческого решения;

    направление документов на исполнение;

    исполнение документов;

    организация контроля исполнения документов;

    формирование исполненных документов в дела.

 

Регистраци­онная форма для исходящих документов во многом аналогична уже рассмотренной (журнал регистрации). Отличия состоят в следующем: для исходя­щего документа указываются

 

• название подразделения, подготовившего документ;

• исходящий номер (переносится на отправляемый до­кумент);

• дата документа (подписания, утверждения, отправки);

• адресат: название организации, которой посылается до­кумент;

• исполнитель: фамилия, инициалы исполнителя, подгото­вившего документ (выбирается из списка).

 

Если на документ ожидается ответ, заполняется поле «Кон­трольная дата» (она не может быть ранее текущей даты).

 

Если документ является ответом на входящий документ или с ним связаны другие документы, как уже сказано выше, кноп­кой «Связанные документы» устанавливается связь с регистра­ционными карточками связанных документов.

 

В поле «Дело №» выбирается номер дела по номенклатуре, в которое подшита копия отправленного документа (или подлин­ник, если документ отправлен по факсу, и т.п.).

 

Остальные поля полностью соответствуют заполняемым при регистрации входящей корреспонденции.

 

Документооборот входящей и внутренней корреспонденции

 

При регистрации внутренних документов заполняются сле­дующие поля регистрационной карточки:

 

 • порядковый (регистрационный) номер внутреннего доку­мента;

• вид документа. Каждый вид документа - приказы, распо­ряжения, служебные записки - нумеруется самостоятель­но. Порядковый номер переносится на документ с регист­рационной карточки. К номеру приказа по личному соста­ву добавляются буквы «лс» — личный состав, к номеру распоряжения — буквы «рп» — распоряжение;

• дата документа;

• количество листов документа;

• количество листов приложений;

• краткое содержание документа;

• подразделение, ответственное за исполнение документа;

• исполнитель (фамилия, инициалы);

• срок исполнения («Контрольная дата»);

• отметка об исполнении;

• ход исполнения;

 • связанные документы. Если исполнение документа связано с подготовкой других документов (ответных писем, договоров, справок, докладных записок и т.п.), устанавливается связь с регистрационными карточками связанных документов;

• в поле «Дело №» выбирается номер дела по номенклатуре, в которое подшит документ.

 

Таким образом, введение компьютеризованной системы ре­гистрации документов обеспечивает сбор и хранение исчерпы­вающих данных о всех документах организации, позволяет осу­ществлять эффективный контроль и вести информационно-справочную работу, а также автоматически составлять при необ­ходимости внутреннюю опись документов в делах и описи дел постоянного хранения.

 

Термины:

оформление журнала входящей и исходящей документации

срок хранения входящей и исходящей корреспонденции в организации

основы делопроизводства и документооборота

делопроизводство правила оформления документов

оформление документа по общим правилам делопроизводства

электронный документооборот между организациями

гост по делопроизводству и документообороту

внутренний документооборот

первичная обработка входящей корреспонденции

 

Документооборот входящей корреспонденции

 

Образец журнала регистрации входящей и исходящей корреспонденции старой и новой редакции

 

 

К содержанию книги:   Организация и технологии документационного обеспечения управления

 

Смотрите также:

 

  Курс делопроизводства: Документационное обеспечение управления

  ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО. Секретарское дело  Теория организации