Вся электронная библиотека      Поиск по сайту

 

ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО. Организация и технологии документационного обеспечения управления

Регистрация входящих документов

 

Регистрация входящих документов. При регистрации посту­пившего документа заполняются следующие поля:

• Дата получения документа. Поскольку регистрация вхо­дящих документов проводится в день получения, то в этом поле автоматически проставляется текущая дата.

• Поле «Регистрационный № документа» содержит вало­вой порядковый номер регистрируемого документа. Но­мер из этого поля переносится на поступивший документ в регистрационный штамп.

• Название подразделения, получившего документ (при децентрализованной регистрации).

Рис. 10.1. Форма регистрационной карточки

 

В поле «Корреспондент» указывается название организа­ции, приславшей документ.

• Дата документа (вводится дата, указанная на документе).

• Номер документа (вводится буквенно-цифровой номер, указанный на поступившем документе).

• Количество листов (страниц) документа.

• При наличии приложений заполняется поле «Количество листов приложений», если приложений нет, количество листов приложений равно 0.

• Вид полученного документа.

 

 

• В поле «Краткое содержание» переносится заголовок до­кумента или указывается его краткое содержание (дейст­вие + предмет), например, приглашение на конферен­цию, поставка угля, закупка сахара, оплата контракта пе­реработку нефти и т.п. Как правило, предлоги и союзы опускаются, если это не ведет к искажению смысла.

Дальнейшие действия зависят от принятой в организации схемы обработки документов. Зачастую вся поступившая кор­респонденция передается руководителю, который проставляет резолюции с указанием конкретных исполнителей по каждому документу. При оптимальной постановке работы в организации (фирме) руководителю докладывается минимум наиболее важ­ных документов, а остальная корреспонденция передается в подразделения и конкретным сотрудникам в соответствии с рас­пределением обязанностей внутри фирмы. Соответственно либо сведения о подразделении-получателе и конкретном исполните­ле сразу вносятся в регистрационную карточку и документ пере­дается по назначению, либо уже после рассмотрения документов руководителем в регистрационной карточке заполняются сведе­ния: автор резолюции, резолюция, ответственный исполнитель, исполнители и срок исполнения.

Если срок исполнения документа руководителем не указан, он устанавливается на основе типовых сроков исполнения для аналогичных документов.

Карточка может иметь раздел (вложенную форму) «Сведения о движении документа», в котором отражается передача доку­мента руководителю для написания резолюции и дальнейшее движение документа от исполнителя к исполнителю.

Пример раздела «Сведения о движении документа» показан на рис. 10.2.

 

Рис. 10.2. Раздел «Сведения о движении документа»

 

Поле «Состояние документа» отражает стадию работы с ним.

Чтобы предотвратить утерю документа, учитывая пока еще слабую исполнительскую дисциплину, для фиксации факта пе­редачи документа исполнителю выводится на печать форма движения документов: вид документа, его дата, номер докумен­та, дата передачи документа (текущая дата), исполнитель, место для росписи исполнителя в получении документа.

При регистрации нескольких документов может распечаты­ваться сводная форма, в которой расписываются исполнители при получении документа. Например:

 

 

Все документы передаются исполнителю под расписку в ука­занной выше форме. Расписки хранятся до исполнения доку­мента и помещения его в дело.

При передаче документа от одного исполнителя к другому также заполняется указанная выше форма движения докумен­тов. Одновременно сведения о передаче документа другому ис­полнителю и ходе исполнения должны вносится в поле «Ход исполнения документа».

Результат исполнения документа фиксируется внесением сведений в регистрационную карточку документа в поле «Ход исполнения».

Как правило, исполнение документа связано с созданием нового документа: ответного письма, договора, служебной за­писки, справки и т.п. В этом случае кнопкой «Связанные доку­менты» устанавливается связь с регистрационными карточками этих документов.

Исполненный документ подшивается в дело в соответствии с номенклатурой дел. В поле «Дело №» при внесении записей об исполнении документа выбирается номер дела по номенклатуре, в которое подшит документ. Поле состоит из индекса структур­ного подразделения и номера дела в структурном подразделении.

 

К содержанию книги:   Организация и технологии документационного обеспечения управления

 

Смотрите также:

 

  ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО ПО ПИСЬМЕННЫМ И УСТНЫМ ОБРАЩЕНИЯМ ГРАЖДАН

Работа с обращениями граждан ведется на основании Типового-положения о ведении делопроизводства по предложениям, заявлениям и жалобам граждан в ...
bibliotekar.ru/biznes-58/18.htm

 

  Курс делопроизводства: Документационное обеспечение управления

Учтены Типовая инструкция по делопроизводству в министерствах, ... Пособие предназначено для студентов, изучающих делопроизводство и менеджмент, ...
bibliotekar.ru/biznes-58/index.htm

 

  ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО. Секретарское дело

Курс делопроизводства: Документационное обеспечение управления ... Тема 7. ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО ПО ПИСЬМЕННЫМ И УСТНЫМ ОБРАЩЕНИЯМ ГРАЖДАН ...
bibliotekar.ru/biznes-60/index.htm

 

 

  Принцип государственного языка судопроизводства. Судопроизводство ...

Судопроизводство и делопроизводство в Конституционном Суде РФ, ... Судопроизводство и делопроизводство у мировых судей и в других судах субъектов Российской ...
www.bibliotekar.ru/osnovy-prava-3/121.htm

 

  Менеджмент распадается на множество подфункций — планирование ...

Но позже менеджмент распадается на множество подфункций — планирование, делопроизводство, сбыт, закупки, организацию, статистический анализ производства. ...
bibliotekar.ru/menedzhment-2/19.htm

 

  ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО - делопроизводство, которое состоит в ...

делопроизводство, которое состоит в приеме поступивших в цех документов и доставке их исполнителям, оформлении и отправке исходящих документов, ...
bibliotekar.ru/kodex-11-4/155.htm

 

  ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО БЕЗБУМАЖНОЕ - информационная управленческая ...

ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО, БЕЗБУМАЖНОЕ. - информационная управленческая технология, позволяющая выполнять хранение, поиск и отображение информации средствами ЭВМ без ...
bibliotekar.ru/kodex-11-4/154.htm

 

  Должностная инструкция секретаря. СЕКРЕТАРЬ В СТРУКТУРЕ УПРАВЛЕНИЯ

Осуществляет методическое руководство за организацией делопроизводства в ... Ведет делопроизводство, выполняет различные операции с применением компьютерной ...
bibliotekar.ru/biznes-60/5.htm

 

Теория организации