Экономика

Секретарское дело

Раздел: Бизнес, финансы

В рабочем столе также должен быть строгий порядок. Верхний ящик с отделениями для канцелярских принадлежностей, специальный ящик для чистой бумаги, бланков, конвертов и карточек, отдельный ящик для документов. Выдвижные ящики стола рекомендуется оборудовать специальными приспособлениями для подвесного хранения папок и на каждом ящике укрепить карточку с перечнем находящихся в нем дел. Ящики стола должны легко выдвигаться, даже если они тяжело нагружены.

Дела и папки, хранящиеся как в столе, так и в шкафах, на полках, должны иметь яркую маркировку различной расцветки, с кодовыми отметками, номерами дел по номенклатуре, что поможет быстро найти нужный документ или дело.

Отдельно, лучше в столе под рукой секретарь должен иметь справочники:

•          справочник по городу;

•          телефонный справочник типа 'Желтые страницы" с адресами и телефонами учреждений и организаций;

•          справочник адресов Internet;

•          справочник внутренних телефонов с фамилиями, именами и отчествами сотрудников;

•          словари,

Все эти справочные данные могут быть в компьютере.

Помимо рациональной организации рабочего места, секретарь не должен забывать о рекомендациях режима труда и отдыха.

Работа с персональным компьютером в соответствии с"Временными санитарными нормами и правилами для работников вычислительных центров", разработанными Институтом гигиены труда и профзаболеваний Академии медицинских наук, должна занимать не более 4-х часов подряд с 10-15 минутным перерывом после каждого часа и при менее интенсивной работе -10-15 минут через каждые 2 часа.

Необходимо регулярно проводить физкультурные паузы "продолжительностью 5-10 минут за 1-1.5 часа до обеда и за 1-1.5 часа до окончания работы"12. Даже 5-минутные физкультурные паузы позволяют сохранить высокую работоспособность в течение всего рабочего дня.