Экономика

Секретарское дело

Раздел: Бизнес, финансы

9.1. Подготовка совещаний

>          паспорта зданий и сооружений - памятников архитектуры, находящихся под охраной государства;

>          акты, ведомости переоценки и определения износа основных средств;

>          штатные расписания (если они хранятся в бухгалтерии);

>          лицевые счета по учету основного фонда103.

Если по какой-либо причине подлинники этих документов отсутствуют, на хранение оставляют заверенные копии документов.

Бухгалтерские документы являются неотъемлемой частью всех документов организации (фирмы). Они обрабатываются и сдаются в архив по общим правилам подготовки документов к архивному хранению.

В процессе управления часто приходится сталкиваться с такими задачами, решение которых невозможно без привлечения многих специалистов, обмена мнениями и информацией по возникающим проблемам. Обсуждение таких вопросов проводится на конференциях, пленумах, собраниях, заседаниях коллегиальных органов, совещаниях и т.д. Они могут проводиться периодически или иметь разовый характер. Проведение собраний, заседаний может быть заложено в организационно-уставной форме учреждения, организации, фирмы (например, акционерного общества и т.п.). В данном пособии организационно-техническое обеспечение их деятельности рассматривается обобщенно как проведение совещаний.

Слово "совещание" определяется толковым словарем как действие по глаголу совещаться, т.е. сговариваться, советоваться, совместно обсуждать с кем-либо что-нибудь. Таким образом, под совещанием понимается такой вид управленческой деятельности, когда определенное количество участников собирается в заранее оговоренном месте в обусловленное время для обсуждения и принятия решений по заранее поставленным вопросам.

Так как в принятии решений задействовано много работников, такой вид управленческой деятельности является наиболее дорогостоящим. Стоимость совещания складывается из заработка всех его участников, заработка готовящих и обслуживающих его работников, командировочных расходов, затрат на аренду помещения, аппаратуру и других накладных расходов. Как указывает L.J.Seiwert, "вряд ли найдется другой вид такой деятельности, при котором растрачивалось столько времени стольких людей одновременно, как при проведении совещаний"

Причины пустой траты времени и средств чаще всего заключаются "просто-напросто в том, что многие совещания бывают неудовлетворительно подготовлены и организованы, неумело проведены и неудовлетворительно подытожены"1 DG.

Поэтому совещание должно быть подготовлено особенно тщательно с детальной проработкой всех организационно-технических мероприятий как по организации, так и его проведению.

В зависимости от состава участников совещание может быть международным, всероссийским, областным, городским, внутриучрежденческим. Количество участников также может быть различно. Сложность и объем вопросов определяют и временные рамки совещания: многодневное, однодневное, несколько часов и в пределах 1- 1,5 часа.

В зависимости от вида совещания, количества участников и временных рамок проводятся различные подготовительные организационно-технические мероприятия. В учреждениях с постоянно действующими коллегиальными органами (советами, коллегиями) должен,быть типовой регламент проведения заседаний, где определены периодичность заседаний и все процедуры подготовки и проведения с указанием должностных лиц, отвечающих за каждую процедуру. Такие коллегиальные органы имеют секретаря, основной обязанностью которого является подготовка, обслуживание заседаний и ведение документации этого коллегиального органа. Для организации крупных совещаний создается рабочая группа из сотрудников различных подразделений. В небольших организациях, коммерческих фирмах, акционерных обществах работу по обслуживанию совещаний выполняет секретарь.

Начинается работа по подготовке совещания с указания руководителя о необходимости его проведения, выносимых на него вопросах и предполагаемых участниках, времени и месте проведения. Постоянно действующие коллегиальные органы (советы, коллегии) имеют планы работы, постоянный день и время заседаний.

Назначать совещание лучше на начало или конец рабочего дня, чтобы не разбивать рабочий день, ритм работы, не заставлять людей переключаться с одного вида деятельности на другой. Кроме того, секретарь должен сразу обдумать место проведения совещания. Оперативные совещания с небольшим количеством участников часто проводятся в кабинете руководства. Заседания постоянно действующих коллегиальных органов (советов, коллегий и т.д.) обычно проходят в специально предназначенных для этого одних и тех же залах заседаний. Но в том случае, когда имеются приглашенные и общее количество участников требует большего помещения, необходимо к его выбору отнестись ответственно. Помещение надо выбрать до составления приглашений, чтобы в нем точно указать место проведения заседания. Выбирая помещение, учитывают прежде всего количество участников. Обязательно должно быть предусмотрено достаточное количество запасных мест: для маленького совещания дополнительно 2-3 стула, для больших совещаний не менее 15-20 мест. Кроме того, выбирая помещение, учитывают возможность применения технических средств и оборудования.

На основании указаний руководителя и по согласованию с ним разрабатывается повестка дня. Повестка дня—это первый документ, который составляется при подготовке совещания.

Коллегиальные органы имеют годовые, квартальные и месячные планы работы. При формировании повестки дня заседания такого органа выносятся на обсуждение как плановые вопросы, так и оперативные -поуказанию руководителя.

При составлении повестки дня рекомендуется первыми ставить вопросы, по которым больше приглашенных. После их рассмотрения приглашенные могут уйти. Остальные вопросы располагаются по степени сложности от более сложных и трудоемких к более простым.

В повестке дня указываются вопросы, выносимые на обсуждение, фамилии, инициалы и должность лиц, докладывающих каждый вопрос. Вопросы нумеруются и начинаются с предлога "О", "Об"

Список участников - это второй документ, который должен подготовить секретарь. Если это заседание постоянного коллегиального органа - совета, правления, комиссии, то список уже имеется и к нему лишь должны быть добавлены приглашенные лица.

Приглашать на любые виды совещаний следует только тех, без кого нельзя обойтись. Это работники, которых непосредственно касаются рассматриваемые вопросы, и исполнители решений или сотрудники, располагающие специальными знаниями или имеющими опыт в решении аналогичных проблем.

Четкой организации работы способствует составление списка по определенной форме, в которой заранее можно предусмотреть все сведения, необходимые впоследствии для контроля за ходом подготовки и проведения совещания.

При необходимости список может дополняться другими вопросами. Такой список, размноженный в нужном количестве экземпляров, можно будет использовать при регистрации, для работы хозяйственных служб, он может быть положен на стол президиума совещания, что позволит ведущим совещание ориентироваться при непосредственной организации работы совещательного органа.

Имея повестку дня, список участников, зная время и место проведения совещания, секретарь приступает к оповещению участников107. Оповещение участников совещания должно быть проведено заблаговременно, чтобы они могли спланировать свой рабочий день, перенести при необходимости дела, подготовиться к совещанию. В процессе оповещения одновременно уточняется и список участников совещания.

Оповещение может быть проведено двумя способами; письменно с посылкой приглашения (извещения) или устно (по телефону). Если все участники совещания - работники одной организации, секретарю достаточно их оповестить по телефону, переговорив лично или передав приглашение через сотрудников подразделения. Распространенным способом приглашения на совещание являются телефонограммы. Они используются обычно для приглашения сотрудников подведомственных организаций. Текст телефонограммы составляется в одном экземпляре и согласовывается с руководителем.

При передаче телефонограммы попросите записавшего повторно прочитать текст, чтобы убедиться в правильности записи, особенно места и времени совещания.

В постоянно действующих коллегиальных органах: советах, коллегиях, комиссиях и т.д. повестка дня с указанием места и времени заседания обычно рассылается.

Другой пример:

Если для участия в совещании приглашаются работники других организаций, составляется письмо-приглашение. В нем помимо указания, кто проводит совещание, вопросов для обсуждения, времени (даты и часа) и места проведения могут указываться дополнительные условия участия: предоставление гостиницы, стоимость, необходимость подтверждения участия и т.д. Если не предполагается посылка повторного приглашения после получения подтверждения об участии, в первом письме-приглашении дается полный адрес места проведения совещания с подробным описанием, как проехать и пройти. Если рассылается повторное приглашение лицам, подтвердившим свое участие, то эти сведения будут указаны в повторном приглашении. Например:

ПРИГЛАШЕНИЕ

Мы получили вашу заявку, спасибо за участие в DOCFLOW 97! Дата проведения: 27 мая 1997 года.

Место проведения: Российская академия Госслужбы, учебный корпус №2. Адрес:

пр. Вернадского, 84. Проезд: до ст. метро "Юго-Западная", последний вагон из центра, по подземному переходу при выходе все время поворачивать налево. Выйдя из метро, Вы увидите 3-этажное здание Российской академии Госслужбы.

Ждем Вас у Главного входа с 8.15 до 9.00. Регистрация с 8.30 до 9.00. Схема проезда:

Проходная № 2

Российская академия Госслужбы

Главный вход

пр. Вернадского

"Юго-Западная"

Центр.

 Ассоциация работников машиностроения Москвы

(адрес) 01.06.97    №01-12/86

НИИ точного машиностроения

Гл. инженеру

Севрюгину И.П.

110441, Москва, ул. Правды, 2

Об участии в совещании

Уважаемый Иван Петрович!

Ассоциация работников машиностроения Москвы приглашает Вас на совещание, посвященное современным проблемам развития машиностроения. Совещание состоится 12.06.97 в 10 час. утра в зале заседаний Института приборостроения по адресу: Москва, Академический просп., 8, 2-й этаж.

Проезд: ст. метро "Щёлковская", далее тролл. № 2 до остановки

"Академический проспект".

Председатель ассоциации   Т.Г.Хижняков

Сегодня для оперативной рассылки приглашений чаще всего используются современные формы связи - факс или компьютерная почта. Преимущество рассылки с помощью компьютера состоит в том, что имея текст приглашения и список на рассылку, компьютер осуществляет автоматическую рассылку приглашений, добавляя в каждое приглашение конкретный адрес и обращение к адресату.

В случае отправки письменного приглашения любой формой связи желательно по телефону проверить, дошло ли приглашение до адресата. Отправив приглашение, секретарь в списке участников совещания делает отметку о посылке письма, телефонограммы, оповещении по телефону и полученных ответах (принятие приглашения, отказ, причины

отказа и т.п.).

Для успешного проведения совещания, плодотворной работы его участников и оперативного обсуждения вопросов большое значение имеет своевременная подготовка, размножение и рассылка участникам документов, намечаемых для коллегиального обсуждения. К таким документам прежде всего относятся доклады (сообщения) или тезисы выступлений основного докладчика и содокладчиков.

Сегодня большие доклады (сообщения) практически не зачитываются. Участники совещания имеют их текст (или тезисы) и поэтому докладчик в ограниченные временные рамки подчеркивает лишь самые основные положения своего выступления. Кроме того, заранее готовятся и размножаются информационно-справочные документы, позволяющие глубже вникнуть в рассматриваемый вопрос- отчеты, таблицы, графики, справки, экономические расчеты, планы, обзоры и т.д.

Секретарю-помощнику или секретарю-референту помимо подготовки совещания руководитель может поручить сбор и предварительный анализ необходимой информации для выступления, которое он предполагает сделать. Обычно от секретаря-референта не требуется подготовки текста выступления, он должен лишь представить полную, точную, предельно достоверную информацию. Это может быть подборка необходимых документов: законодательно-нормативных, распорядительных документов, отчетов, актов ревизий, справок, писем и т.д. Лучше сделать подборку в виде ксерокопий, так как на них можно фломастером, ярким карандашом и другими средствами выделить наиболее важные места, цифры, фамилии и другую информацию, необходимую для доклада. Сефетарь-референт может составить и информационно-обзорный реферат по интересующей руководителя теме. Однако такая работа может быть выполнена лишь секретарем-помощником, секретарем-референтом высокого класса с высшим образованием.

Важнейшее место в подготовке совещания занимает составление проекта решения по обсуждаемому вопросу или проектов итоговых документов. Именно для принятия этих решений и утверждения итоговых документов и собирается совещание. Наличие проектов позволяет глубже вникнуть в документы, внести правки, оперативно их обсудить. Секретарь обязан востребовать проекты решений от сотрудников, готовящих вопрос, и организовать их оформление.

Все предполагаемые к совещанию документы должны быть собраны не менее чем за 48 часов и размножены и разосланы за 24 часа до совещания. Сегодня эта процедура также может быть выполнена с использованием компьютерной почты и факса.

Готовя совещание, следует выяснить финансовые затраты, необходимые для его проведения: аренда помещения и демонстрационных средств, покупка канцелярских принадлежностей, цветов, воды, организация кофе-паузы и т.д. Размножение информационных материалов для участников совещания также может быть существенной статьей расхода.

На подготовительном этапе определяется общий объем работ во время обслуживания совещания и в случае необходимости вносится предложение о создании рабочей группы по подготовке совещания. Необходимо тщательно продумать состав группы, кто из сотрудников какую работу должен выполнить, в какое время каждый из них будет задействован в обслуживании совещания: встреча, регистрация, организация кофе-паузы, покупка канцелярских принадлежностей, воды и цветов, техническое обслуживание совещания и т.д. При организации крупных совещаний с большим количеством участников вопрос организации совещания следует закрепить приказом руководства.

В случае участия в совещании иногородних лиц не менее важным является процедура размещения участников. Имея список участников совещания, секретарь знает, кто приедет из других городов. По каждому такому участнику совещания обязательно выясняется, будет ли он нуждаться в размещении.

Готовя совещание и приглашая иногородних участников, прорабатывают вопрос о гостиницах или общежитии, где они смогут остановиться. По указанию секретаря, ответственного за организацию совещания, бронируются места в гостиницах и общежитии. Обычно этим занимаются административно-хозяйственные службы. Секретарь сообщает, сколько и каких мест необходимо забронировать, и держит вопрос размещения под контролем. У него собираются сведения, где какой участник совещания будет размещен.

В подготовительный этап входит и забота о транспортном обеспечении участников. Необходимо учесть, будет ли нужна машина, автобус для встреч, проводов, доставки участников от места проживания к месту проведения совещания. В случае необходимости составляется точный график, когда и куда подается машина, в какое время транспорт будет в распоряжении секретаря или ответственного за транспортное

обслуживание.

Для больших совещаний, особенно с участием иногородних может быть продумана культурная программа: посещение театров, выставок, музеев, экскурсии по городу, памятным местам и т.п. Программа расписывается по дням совещания, а количество участников каждого предлагаемого мероприятия будет уточняться в день регистрации. Обычно за культурную программу отвечает специально выделенный сотрудник. Можно культурную программу предложить путем приглашения в день регистрации выездных театральных кассиров и развешиванием музейно-выставочных плакатов-реклам, что также надо спланировать заранее.

Заканчивается подготовительный этап подготовкой помещения для проведения совещания и его техническим оснащением. Необходимость демонстрационных средств выясняется заранее, они приводятся в рабочее состояние. В больших помещениях проверяется исправность радиосети. За установку технических средств и их эксплуатацию отвечают специально выделенные работники, имеющие необходимую квалификацию. Важно помнить, что в определенных случаях совещания стенографируются или организуется запись совещания на магнитную ленту. В этих случаях надо подготовить рабочее место стенографистки или ведущего протокол и заранее проверить возможность размещения и исправность звукозаписывающей аппаратуры.

Таким образом, при подготовке совещания можно выделить вопросы:

1          Выработка повестки дня, определение круга участников и времени совещания;

2          Определение места совещания (выбор помещения);

3          Оповещение участников совещания:

а.         составление приглашения;

б.         передача приглашения.

4          Уточнение списка участников;

5          Подготовка материалов для рассмотрения на совещании:

а.         основного сообщения;

б.         справочно-информационных материалов;

в.         проекта решения.

6          Организация рабочей группы совещания и распределение обязанностей;

7          Определение финансовых расходов;

8          Проведение организационных мероприятий:

а.         заказ гостиницы;

б.         заказ транспорта;

в.         организация кофе-паузы;

г.         организация культурно-массовых мероприятий;

д.         закупка канцелярских принадлежностей, воды, цветов и т.д.

9          Проверка готовности помещения (количество мест и техническая

оснащенность).

Приступая к подготовке совещания, секретарю хорошо иметь такой перечень под рукой, чтобы не упустить какую-либо деталь.

Сегодня широкое распространение получили компьютерные технологии, которые в сочетании с современными телекоммуникациями позволяют не собирать участников совещания в одном месте, а проводить обмен мнениями между сотрудниками, находящимися у своих компьютеров в реальном режиме времени. Эта форма совещания также требует предварительной подготовки: выработки повестки дня, оповещения участников, предварительной рассылки рассматриваемых материалов.

В зависимости от возможностей линий связи такое совещание может быть обменом только текстовой и графической информацией, но может

быть добавлена аудио- и даже видеосвязь, когда участники слышат и видят друг друга. При такой форме совещания организаторы до начала совещания должны провести пробное подключение и проверить качество связи с каждым его участником. С лицами, не принимавшими ранее участия в аналогичных совещаниях, следует связаться заранее, чтобы уточнить наличие у них необходимого программного обеспечения и проверить качество связи.

Но и при традиционной форме совещания, когда участники собираются в одном помещении, компьютер используется сегодня для демонстрации материалов по ходу выступления. В этом случае организатору совещания необходимо заранее уточнить у выступающих, в какой программе подготовлена демонстрация и перед совещанием проверить представленные материалы.