Вся электронная библиотека >>>

Содержание книги >>>

  

Экономика

Секретарское дело


Раздел: Бизнес, финансы

 



5.3. Хранение дел

 

 

Дела считаются заведенными с момента включения в них первого исполненного документа. Они формируются в структурных подразделениях и хранятся в них до передачи в архив учреждения. В небольшой фирме дела хранятся секретарем.

Дела должны размещаться в запирающихся шкафах, сейфах или элеваторных картотеках, что обеспечивает их сохранность и защиту от пыли и света.

Для обеспечения быстрого поиска нужного дела они располагаются на полках вертикально. На внутренней дверце шкафа прикрепляется номенклатура дел. На корешке каждого дела указывается его индекс по номенклатуре.

Последовательность расположения дел на полках должна точно соответствовать последовательности расположения дел в номенклатуре.

При поиске документа сначала находят нужный номер дела по номенклатуре, а затем по номеру дела нужную папку с документами.

Последнее время получила распространение подвесная система хранения документов. Однако она требует специального устройства (или специальных шкафов) и папок с вырезами по корешку или выступающей по краям корешка рейки, с помощью которой дела передвигаются по штанге.

К сожалению, еще очень часто дела хранятся в столах у исполнителей, которые не только не знают правил формирования дел, но и недооценивают эту работу, вследствие чего дела часто ведутся небрежно, на поиски нужного документа тратится много времени,

Для дел, содержащих особо ценные документы или сформированных по видам и сложных по содержанию, а также для дел с документами ограниченного доступа составляется и постоянно дополняется внутренняя опись, в которую вписывается каждый подшиваемый документ. Она помещается в начале дела и содержит указание индекса документа, его даты, содержания и номера листа. Формы внутренней описи приведены в "Основных правилах работы ведомственных архивов".

Карта-заместитель помещается на месте выданного дела. При такой системе сразу видно, какие дела выданы и у кого они находятся.

После завершения делопроизводственного года выдача сотрудникам отдельных документов из дела не допускается. При необходимости во временное пользование может быть выдано дело целиком.

Выдача дел в другие организации разрешается лишь руководителем организации.

Изъятие документов из дел по требованию компетентных органов (например: прокуратуры: суда и т.д.) может производиться только на основании письменного распоряжения этих органов и с разрешения руководства с обязательным составлением акта об изъятии подлинника и подшивкой в дело на его место заверенной копии.

Если требуется выдать дело целиком, заполняется карта-заместитель, в которой указывается номер выданного дела, дата выдачи, кому выдано дело, на какой срок, росписи в получении и приеме после возвращения документов.

 

СОДЕРЖАНИЕ КНИГИ:  Секретарское дело

 

Смотрите также:

 

  Экономика и бизнес   Введение в бизнес    Управление персоналом   Как добиться успеха  Организация предпринимательской деятельности

 

Курс делопроизводства: Документационное обеспечение управления

 

Тема 1. ОСНОВНЫЕ ТРЕБОВАНИЯ К ОФОРМЛЕНИЮ УПРАВЛЕНЧЕСКИХ (ОРГАНИЗАЦИОННО-РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫХ) ДОКУМЕНТОВ Основные положения по документированию управленческой деятельности

Унификация и стандартизация управленческих документов

Виды документов, их классификация

Правила оформления управленческих (организационно-распорядительных) документов

Тема 2. СОВРЕМЕННОЕ ДЕЛОВОЕ ПИСЬМО Деловое письмо в условиях унификации

Правила оформления делового письма

Некоторые виды писем

Международные письма

Тема 3. ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИОННО-РАСПОРЯДИТЕЛЬНОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ

Тема 4. ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ КОЛЛЕГИАЛЬНЫХ ОРГАНОВ Организационно-технические мероприятия по подготовке и проведению совещаний

Структура доклада и отчета (на совещании, заседании, конференции и т.д.)

Требования к составлению и оформлению протоколов

ТЕМА 5. ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ ИНФОРМАЦИОННО-СПРАВОЧНЫХ МАТЕРИАЛОВ Справки

Докладные и объяснительные записки

Акты

Телеграммы

Тема 7. ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО ПО ПИСЬМЕННЫМ И УСТНЫМ ОБРАЩЕНИЯМ ГРАЖДАН

Тема 8. ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ Регистрация и учет документов

Организация контроля за исполнением документов

Хранение документов, составление номенклатуры дел

Тема 9. НЕКОТОРЫЕ РЕКОМЕНДАЦИИ ПО СОСТАВЛЕНИЮ ТЕКСТОВ СЛУЖЕБНЫХ ДОКУМЕНТОВ

Особенности официально-делового стиля

Употребление прописных и строчных букв

Полные и сокращенные названия центральных органов федеральной исполнительной власти

Наиболее употребляемые сокращения слов

Оформление дат и чисел в документах





Rambler's Top100