Вся электронная библиотека >>>

Содержание книги >>>

  

Экономика

Секретарское дело


Раздел: Бизнес, финансы

 



4.6. Информационно-справочная работа

 

 

Одна из главных целей регистрации - создание банка данных о документах учреждения. Секретарь-референт (в крупном учреждении служба информационно-документационного обеспечения управления) на основе этого банка данных обязан в несколько минут ответить на вопросы двух типов:

•          у кого, где, в какой стадии работы находится любой документ и

•          в каких документах можно найти информацию по конкретному вопросу.

Владение всей совокупностью информационно-документационных ресурсов - главнейшая задача секретаря (службы ДОУ). И прежде всего для выполнения именно этой задачи записываются в регистрационные формы все данные о документах.

Информационно-справочная работа, как и сама система регистрации, может вестись как в традиционной форме с помощью справочных картотек, так и в автоматизированном режиме.

Справочная картотека строится из регистрационных карточек. Для картотеки нужен длинный ящик или несколько ящиков, так как карточки будут, в отличие от сроковой контрольной картотеки, накапливаться в течение года.

Разделителями в справочной картотеке будут названия структурных подразделений (если они есть) или направления деятельности в учреждении. Внутри этих разделов удобнее всего размещать карточки по алфавиту корреспондентов или вопросов деятельности (товаров, изделий и т.д.). Отдельно ведется картотека на обращения граждан (предложения, заявления, жалобы). Хорошо также иметь отдельную картотеку на законодательно-нормативные и распорядительные документы, которая строится по тематическому принципу.

В момент регистрации, как уже указывалось выше, надо составить две карточки: одна помещается в сроковую контрольную картотеку, другая - в справочную. Это приходится делать потому, что запрос о документе может поступить тогда, когда он еще находится в работе и быстро навести справку по сроковой картотеке не удастся. Такой запрос в положенные 3 минуты можно выполнить только по справочной картотеке. Следовательно, пока документ в работе, на него имеются две карточки - в сроковой и справочной картотеках.

После исполнения документа карточка из сроковой картотеки как более полная и имеющая все отметки о решении вопроса, затронутого в документе, переставляется в справочную картотеку, а аналогичная карточка из справочной картотеки вынимается и уничтожается либо используется с целью создания дополнительной справочной картотеки для поиска документов по другому поисковому признаку (например, если основная картотека построена по тематическому признаку, то в дополнительной карточки могут располагаться по алфавиту корреспондентов).

В оперативной работе находятся картотеки за текущий и прошедший год. Общий срок хранения карточек-3 года. В картотеке законодательно-нормативных и распорядительных документов карточки стоят до замены документов новыми.

Значительно расширены возможности информационно-справочного обслуживания с введением автоматизированной системы регистрации.

Современные системы управления базами данных позволяют наводить справки по любой комбинации данных, включенных в регистрационную карточку документа.

При поиске сведений по конкретному документу может непосредственно задаваться номер документа.

Поиск документов может выполняться по неисполненным документам, исполненным документам (имеющим дату исполнения и отметку о помещении в дело), по всей оперативной базе данных (документы текущего делопроизводственного года), а также при необходимости - по архивной базе данных (документы предшествующих лет).

При выдаче информации по конкретному документу на экран выводится и при необходимости распечатывается регистрационная форма. При поиске группы документов результаты поиска выводятся на экран и распечатываются в табличной форме.

В случае поиска неисполненного документа результатом поиска является информация, у какого исполнителя документ находится в данный момент. Если документ уже исполнен, то на экран выводится информация, в каком деле находится данный документ".

 

СОДЕРЖАНИЕ КНИГИ:  Секретарское дело

 

Смотрите также:

 

  Экономика и бизнес   Введение в бизнес    Управление персоналом   Как добиться успеха  Организация предпринимательской деятельности

 

Курс делопроизводства: Документационное обеспечение управления

 

Тема 1. ОСНОВНЫЕ ТРЕБОВАНИЯ К ОФОРМЛЕНИЮ УПРАВЛЕНЧЕСКИХ (ОРГАНИЗАЦИОННО-РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫХ) ДОКУМЕНТОВ Основные положения по документированию управленческой деятельности

Унификация и стандартизация управленческих документов

Виды документов, их классификация

Правила оформления управленческих (организационно-распорядительных) документов

Тема 2. СОВРЕМЕННОЕ ДЕЛОВОЕ ПИСЬМО Деловое письмо в условиях унификации

Правила оформления делового письма

Некоторые виды писем

Международные письма

Тема 3. ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИОННО-РАСПОРЯДИТЕЛЬНОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ

Тема 4. ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ КОЛЛЕГИАЛЬНЫХ ОРГАНОВ Организационно-технические мероприятия по подготовке и проведению совещаний

Структура доклада и отчета (на совещании, заседании, конференции и т.д.)

Требования к составлению и оформлению протоколов

ТЕМА 5. ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ ИНФОРМАЦИОННО-СПРАВОЧНЫХ МАТЕРИАЛОВ Справки

Докладные и объяснительные записки

Акты

Телеграммы

Тема 7. ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО ПО ПИСЬМЕННЫМ И УСТНЫМ ОБРАЩЕНИЯМ ГРАЖДАН

Тема 8. ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ Регистрация и учет документов

Организация контроля за исполнением документов

Хранение документов, составление номенклатуры дел

Тема 9. НЕКОТОРЫЕ РЕКОМЕНДАЦИИ ПО СОСТАВЛЕНИЮ ТЕКСТОВ СЛУЖЕБНЫХ ДОКУМЕНТОВ

Особенности официально-делового стиля

Употребление прописных и строчных букв

Полные и сокращенные названия центральных органов федеральной исполнительной власти

Наиболее употребляемые сокращения слов

Оформление дат и чисел в документах





Rambler's Top100