Экономика

Секретарское дело

Раздел: Бизнес, финансы

3.1   Организационные   документы   -   уставы, положения,   инструкции

Организационные документы обычно представлены в организации уставами, положениями, в том числе о структурных подразделениях, инструкциями, вчастности на должностных лиц, правилами. Под уставом понимается свод правил, регулирующих деятельность организаций, учреждений, обществ и граждан, их взаимоотношения сдруги-ми организациями и гражданами, права и обязанности в определенной сфере государственного управления, хозяйственной или иной деятельности. Например, Устав добровольного спортивного общества, Устав железных дорог, Ветеринарный устав и т.п. Общие уставы утверждаются высшими органами государственной власти и управления, а уставы общественных организаций принимаются и утверждаются их съездами. Уставы предприятий, учреждений и организаций утверждаются их вышестоящими органами {министерствами, администрацией субъектов Федерации), устав юридического лица утверждается его учредителями (участниками) и подлежит государственной регистрации в установленном порядке. Устав относится к обязательным учредительным документам при создании негосударственных коммерческих организаций. Общие требования к порядку составления, оформления и содержания устава юридического лица даны в части первой Гражданского кодекса Российской Федерации.

Положения - нормативные акты, имеющие сводный кодификационный характер и определяющие порядок образования, структуру, функции, компетенцию, обязанности и организацию работы системы органов государства (например, Общее положение о министерствах), одного органа (например, Положение о государственной автомобильной инспекции), структурного подразделения (комиссии, группы). Положения могут регламентировать деятельность должностных лиц. В отдельную группу следует выделить положения, регулирующие совокупность организационных, трудовых и других отношений по конкретному вопросу. Например, "Положение о бухгалтерском учете и отчетности в Российской Федерации", "Положение о документах и документообороте в бухгалтерским учете" ил и" Типовое положение о ведении делопроизводства по предложениям, заявлениям и жалобам граждан в государственных органах, на предприятиях, в учреждениях и организациях". Наиболее многочисленны разновидности положений о проведении различных конкурсов, смотров и других мероприятий.

Положения утверждаются в установленном порядке.

Уставы и положения являются сложными документами. Их структура и содержание, как правило, определяются учреждениями-разработчиками.

Например:

Утверждено

Постановлением Правительства Российской Федерации от 28.12.98 №1562

Положение о Федеральной архивной службе России

1. Федеральная архивная служба России (Росархив) является федеральным органом исполнительной власти, осуществляющим государственную регулирование в области архивного дела. ...

5. Основными задачами Федеральной архивной службы России являются: 1) организация и обеспечение формирования,  сохранности и использования Архивного фонда Российской Федерации;

4) развитие и совершенствоание совместно с федеральными органами го-сударственнойвласти и органами государственной власти субъектов российской Федерации архивного дела и делопроизводства,в том числе государственной системы делопроизводства и унифицированных систем документации; ...

Положения о структурных подразделениях входят в состав унифицированной системы организационно-распорядительной документации и имеют установленную структуру текста. В организации (фирме) должны быть положения о каждом структурном подразделении. Они оформляются на общем бланке, подписываются руководителем структурного подразделения и утверждаются руководителем организации (фирмы).

Инструкции - правовой акт, издаваемый или утверждаемый в целях установления правил, регулирующих организационные, научно-технические, технологические, финансовые и иные специальные стороны деятельности учреждений, организаций, предприятий (их подразделений и служб), должностных лиц и граждан.

Инструкции издаются также в целях разъяснения и определения порядка применения законодательных актов и распорядительных документов (например, приказов). Постоянно издаются инструкции по заполнению и ведению бухгалтерских документов.

Заголовок инструкции должен четко очерчивать круг вопросов, объектов и лиц, на которых распространяются ее требования. Например: "Должностная инструкция инспектора по контролю...", "Инструкция по делопроизводству в Администрации Президента Российской Феде-рации". К инструкциям предъявляются повышенные требования четкости и ясности изложения текста. Текст разделяется по определенной логической схеме на части: разделы, подразделы, пункты, подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Порядок нумерации должен соответствовать требованиям ГОСТ Р1.5-9239.

Начинается инструкция, как правило, разделом "Общие положения", в котором указываются цели ее издания, области распространения, порядок пользования и другие сведения общего характера. Инструкция является документом постоянного или длительного действия (до замены новой).

Текст инструкции носит указующий характер, поэтому в ней рекомендуются четкие формулировки с распорядительными словами типа: "должен", "следует", "необходимо", "имеет право", "не допускается", "рекомендуется", "запрещается" и т.д. Текст инструкции излагается от третьего лица (например, "Руководители или по их поручению другие должностные лица государственных органов, предприятий, учреждений и организаций должны систематически анализировать, обобщать предложения, заявления и жалобы граждан, содержащиеся в них практические замечания.,."; "Годовой бухгалтерский отчет составляют предприятия и организации, являющиеся юридическими лицами по законодательству Российской Федерации, независимо от форм собственности в порядке и по формам, утверждаемым Министерством финансов Российской Федерации") или в безличной форме (например: "При написании заголовка дела за основу берется формулировка, данная в номенклатуре дел").

На каждого работника учреждения (организации), в том числе и на секретаря составляется должностная инструкция.

Инструкция оформляется на общем бланке. Она утверждается специальным распорядительным актом или непосредственно руководителем, о чем свидетельствует соответствующий по форме гриф утверждения. На инструкции может быть сделана отметка о том, что она является приложением к распорядительному документу. При утверждении инструкции распорядительным документом (например, приказом) в нем устанавливается срок введения инструкции, перечисляются необходимые организационные мероприятия, указываются ответственные исполнители.