Вся электронная библиотека >>>

Содержание книги >>>

  

Экономика

Секретарское дело


Раздел: Бизнес, финансы

 



ВВЕДЕНИЕ

 

 

Понятие секретарь сегодня достаточно сложное и имеет много градаций - от секретаря-помощника руководителя, секретаря-референта, ученого секретаря, секретаря коллегии, секретаря учреждения, секретаря структурного подразделения до технического секретаря. Отсюда большое разнообразие их деятельности, комплекса обязанностей и прав, различные требования к образованию, профессиональным навыкам -от специалиста с высшим образованием и ученой степенью до вчерашнего выпускника школы, окончившего секретарские курсы. Содержание работы, соотношение творческих и технических операций у них  также различно,

 Условно работу любого секретаря можно разделить на две части:

> работа с документами (информационно-документационное обслуживание);

> работа организационная (в литературе обычно называемая бездокументным обслуживанием). К этому виду деятельности обычно относят организацию совещаний, приема посетителей, телефонных переговоров, командировок и т.д.

Однако и организационное, так называемое бездокументное обслуживание все равно сопровождается созданием и ведением достаточно большого количества документов, так как устное слово может быть забыто, неточно понято и передано. Поэтому все этапы организационной работы обычно документируются: в процессе подготовки совещания создается целый ряд документов (проект решения, приглашение, повестка дня и т.д.); записывается телефонограмма; ведется запись приема посетителей; документируется процесс подготовки командировок (приказ, командировочное удостоверение и т.д.). Документы надо не только правильно составить и оформить, но и передать, сохранить, быстро найти в случае необходимости. Поэтому в работе любого секретаря так много места отводится прежде всего умению работать с документами.

Вот почему и в этой книге большая часть глав посвящена именно информационно-документационному обеспечению управленческой деятельности. В книге излагаются требования к тексту различных видов документов, их оформлению, раскрываются все этапы работы с ними, начиная с получения и кончая сдачей в архив.

Так как документы содержат информацию разной значимости, в специальном разделе рассказывается о порядке экспертизы ценности документов и установленных сроках их хранения.

В небольших фирмах секретарю часто приходится совмещать функции работника по кадрам и помогать руководителю в ведении бухгалтерской документации. Поэтому отдельные главы посвящены работе с кадровыми и бухгалтерскими документами.

 



 

Секретарь организует совещание, прием посетителей, ведет телефонные переговоры. Каждая из этих сторон его деятельности раскрыта в специальных разделах.

Книга призвана научить секретаря правильно организовать свою работу и со знанием дела выполнить ее. Причем большое место уделено содержательной, смысловой стороне работы. Поскольку основное время секретаря уходит на работу с документами, он, изучив книгу, овладеет понятийным аппаратом: унификация, стандартизация, стандарт, информация, документ, трафарет, анкета, таблица, документооборот, регистрация, номенклатура дел, экспертиза и т.д.

Работа с документами требует специальных знаний и навыков. Документы многообразны и каждый вид документа - приказ, протокол, устав, справка, письмо и др. имеет свои особенности и свои правила работы с ними.

В книге показано, насколько важно оперативно работать с документами: вовремя зарегистрировать, передать руководству на рассмотрение, получить четкую резолюцию, передать без задержки исполнителю, организовать контроль, подобрать необходимую информацию и др. Все эти на первый взгляд простые действия в современных условиях рыночных отношений и конкурентной борьбы могут стать определяющими при получении фирмой выгодных заказов, налаживании деловых отношений с другими организациями и т.д.

Многое из того, чем занят секретарь, и создает имидж организации, дает представление о ее серьезности, обязательности или, наоборот, легковесности, несолидности.

Книга будет полезна секретарям любого уровня - как имеющим специальное высшее образование и работающим секретарями-помощниками руководителя и секретарями-референтами, так и техническим секретарям.

Она написана на основе действующих законодательных и нормативно-методических актов, новейшей литературы и изучения опыта работы.

 

СОДЕРЖАНИЕ КНИГИ:  Секретарское дело

 

Смотрите также:

 

  Экономика и бизнес   Введение в бизнес    Управление персоналом   Как добиться успеха  Организация предпринимательской деятельности

 

Курс делопроизводства: Документационное обеспечение управления

 

Тема 1. ОСНОВНЫЕ ТРЕБОВАНИЯ К ОФОРМЛЕНИЮ УПРАВЛЕНЧЕСКИХ (ОРГАНИЗАЦИОННО-РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫХ) ДОКУМЕНТОВ Основные положения по документированию управленческой деятельности

Унификация и стандартизация управленческих документов

Виды документов, их классификация

Правила оформления управленческих (организационно-распорядительных) документов

Тема 2. СОВРЕМЕННОЕ ДЕЛОВОЕ ПИСЬМО Деловое письмо в условиях унификации

Правила оформления делового письма

Некоторые виды писем

Международные письма

Тема 3. ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИОННО-РАСПОРЯДИТЕЛЬНОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ

Тема 4. ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ КОЛЛЕГИАЛЬНЫХ ОРГАНОВ Организационно-технические мероприятия по подготовке и проведению совещаний

Структура доклада и отчета (на совещании, заседании, конференции и т.д.)

Требования к составлению и оформлению протоколов

ТЕМА 5. ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ ИНФОРМАЦИОННО-СПРАВОЧНЫХ МАТЕРИАЛОВ Справки

Докладные и объяснительные записки

Акты

Телеграммы

Тема 7. ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО ПО ПИСЬМЕННЫМ И УСТНЫМ ОБРАЩЕНИЯМ ГРАЖДАН

Тема 8. ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ Регистрация и учет документов

Организация контроля за исполнением документов

Хранение документов, составление номенклатуры дел

Тема 9. НЕКОТОРЫЕ РЕКОМЕНДАЦИИ ПО СОСТАВЛЕНИЮ ТЕКСТОВ СЛУЖЕБНЫХ ДОКУМЕНТОВ

Особенности официально-делового стиля

Употребление прописных и строчных букв

Полные и сокращенные названия центральных органов федеральной исполнительной власти

Наиболее употребляемые сокращения слов

Оформление дат и чисел в документах





Rambler's Top100