Экономика

Секретарское дело

Раздел: Бизнес, финансы

Понятие секретарь сегодня достаточно сложное и имеет много градаций - от секретаря-помощника руководителя, секретаря-референта, ученого секретаря, секретаря коллегии, секретаря учреждения, секретаря структурного подразделения до технического секретаря. Отсюда большое разнообразие их деятельности, комплекса обязанностей и прав, различные требования к образованию, профессиональным навыкам -от специалиста с высшим образованием и ученой степенью до вчерашнего выпускника школы, окончившего секретарские курсы. Содержание работы, соотношение творческих и технических операций у них  также различно,

 Условно работу любого секретаря можно разделить на две части:

> работа с документами (информационно-документационное обслуживание);

> работа организационная (в литературе обычно называемая бездокументным обслуживанием). К этому виду деятельности обычно относят организацию совещаний, приема посетителей, телефонных переговоров, командировок и т.д.

Однако и организационное, так называемое бездокументное обслуживание все равно сопровождается созданием и ведением достаточно большого количества документов, так как устное слово может быть забыто, неточно понято и передано. Поэтому все этапы организационной работы обычно документируются: в процессе подготовки совещания создается целый ряд документов (проект решения, приглашение, повестка дня и т.д.); записывается телефонограмма; ведется запись приема посетителей; документируется процесс подготовки командировок (приказ, командировочное удостоверение и т.д.). Документы надо не только правильно составить и оформить, но и передать, сохранить, быстро найти в случае необходимости. Поэтому в работе любого секретаря так много места отводится прежде всего умению работать с документами.

Вот почему и в этой книге большая часть глав посвящена именно информационно-документационному обеспечению управленческой деятельности. В книге излагаются требования к тексту различных видов документов, их оформлению, раскрываются все этапы работы с ними, начиная с получения и кончая сдачей в архив.

Так как документы содержат информацию разной значимости, в специальном разделе рассказывается о порядке экспертизы ценности документов и установленных сроках их хранения.

В небольших фирмах секретарю часто приходится совмещать функции работника по кадрам и помогать руководителю в ведении бухгалтерской документации. Поэтому отдельные главы посвящены работе с кадровыми и бухгалтерскими документами.

Секретарь организует совещание, прием посетителей, ведет телефонные переговоры. Каждая из этих сторон его деятельности раскрыта в специальных разделах.

Книга призвана научить секретаря правильно организовать свою работу и со знанием дела выполнить ее. Причем большое место уделено содержательной, смысловой стороне работы. Поскольку основное время секретаря уходит на работу с документами, он, изучив книгу, овладеет понятийным аппаратом: унификация, стандартизация, стандарт, информация, документ, трафарет, анкета, таблица, документооборот, регистрация, номенклатура дел, экспертиза и т.д.

Работа с документами требует специальных знаний и навыков. Документы многообразны и каждый вид документа - приказ, протокол, устав, справка, письмо и др. имеет свои особенности и свои правила работы с ними.

В книге показано, насколько важно оперативно работать с документами: вовремя зарегистрировать, передать руководству на рассмотрение, получить четкую резолюцию, передать без задержки исполнителю, организовать контроль, подобрать необходимую информацию и др. Все эти на первый взгляд простые действия в современных условиях рыночных отношений и конкурентной борьбы могут стать определяющими при получении фирмой выгодных заказов, налаживании деловых отношений с другими организациями и т.д.

Многое из того, чем занят секретарь, и создает имидж организации, дает представление о ее серьезности, обязательности или, наоборот, легковесности, несолидности.

Книга будет полезна секретарям любого уровня - как имеющим специальное высшее образование и работающим секретарями-помощниками руководителя и секретарями-референтами, так и техническим секретарям.

Она написана на основе действующих законодательных и нормативно-методических актов, новейшей литературы и изучения опыта работы.